Cómo puede ayudar un programa de facturación a una agencia de marketing digital, RRPP o publicidad

Con el auge de las telecomunicaciones, profesiones dentro del área de la publicidad y las relaciones públicas está en su máximo apogeo. Internet ha democratizado este sector.

Y desde luego el marketing digital es algo habitual en casi todos los negocios: grandes o pequeños. Lo que es igual para ambos es la necesidad de llevar la facturación.

Un programa de facturación ofrece ventajas muy específicas para agencias y profesionales del marketing digital, la publicidad y las relaciones públicas.

Tres personas con un ordenador y su programa de facturación trabajando en una agencia de marketing

Cierra más ventas y automatiza el proceso con un programa de facturación

Damos por hecho de que tienes una página web y en la que seguramente uses programas de analítica web para medir objetivos. ¿Por qué no conectar tus objetivos a tu proceso de venta?

Puedes automatizar las acciones de tus clientes en tu web con las funciones de tu programa de facturación.

Dicho de otra manera, la mayoría de los programas de facturación online ofrecen una API abierta. Ésta permite conectar las acciones que los usuarios realizan en tu web con tu programa de facturas.

Por ejemplo, tu web tiene un formulario para pedir información sobre el precio de una personalizada de publicidad online. Entonces, puedes hacer que se genere y envíe un presupuesto a ese posible cliente.

Si en tu web tienes un botón para suscribirse a tus servicios de copywriting, puedes generar la factura de manera automática. Con un poco de ayuda informática, puedes automatizar todo.

De esta manera, no sólo automatizas el proceso de creación de facturas y presupuestos, sino que también podrás cerrar más ventas.

Además, puedes ofrecer otras opciones de pago - como los pagos online - a tus clientes y que no sean la transferencia, por ejemplo, pagos online tarjeta o domiciliación bancaria. Así, podrás cobrar antes tus facturas.

Adapta tu facturación a tu modelo de negocio

Antes de empezar a facturar a tus clientes, tienes que pensar en cómo vas a hacerlo y cómo les vas a cobrar. De esta manera, puedes optar por un programa de facturación que cumpla con tus necesidades.

Esto es importante porque en tu factura como profesional de la publicidad y marketing deberás describir correctamente el servicio. Por tanto, tendrás que explicar en los criterios en que se basa el cobro.

Cada modelo de negocio conlleva un tipo de facturación especifico. Un programa de facturación puede ayudarte a realizarlo e indicarlo de manera clara en la factura.

Criterios temporales o facturas por horas o periodos de tiempo:

Es muy común en la venta de servicios, especialmente consultorías. Aquí cobras a tus clientes por el tiempo dedicado a una tarea.

En ocasiones se usan ratios de tiempos y con periodos de tiempo mínimos. Por un ejemplo, un consultor podrá facturar un mínimo de dos horas.

Sistema de suscripción o pago por adelantado

El cliente paga al principio de un periodo, generalmente un mes o un año, con la intención de que el servicio se renueve posteriormente.

Es muy habitual ver este tipo de facturación en agencias de marketing que ofrecen paquetes de servicio. Por ello, usan facturación recurrente, es decir, facturas que se crean y envían de manera automática al cliente ahorrando tiempo al empresario.

Facturación por proyectos

Puede que los servicios que ofrezcan a tu cliente se basen en proyectos, que quizás se puedan repetir pero que en principio son cosa de una vez.

Por ejemplo, si ofreces una auditoría de SEO y posterior optimización del contenido web, deberás indicar en la factura que se trata de un proyecto.

Cobro por objetivos o resultados

A lo mejor tienes un negocio en el que facturas a otras empresas por el número de clics en anuncios online o incluso por el número de nuevos clientes. Es muy común en las campañas de marketing display.

En ese caso, deberás indicarlo en la factura de manera detallada para evitar confusión. Dentro de este modelo se suele incluir una base mínima y luego el número de objetivos o resultados obtenidos.

Un sistema similar pero alternativo a este sería facturar a tu cliente por número de palabras, algo muy común cuando se venden servicios de copywriting o creación de contenidos, como blog posts.

Facturación por número de servicios prestados

Este es el más fácil de aplicar y entender. La empresa tiene precios fijos por cada servicio y simplemente tiene que sumarlos en la factura.

Un ejemplo muy claro, sería la realización de una campaña de publicidad en la que se incluye creación

Papeleo sobre una mesa de trabajo, por ejemplo facturas impressas

Por qué es preferible que tu programa de facturación sea online

Ante todo, los programas online están pensados, no de manera exclusiva pero sí específica, para negocios online. Son el perfecto aliado para aquellas empresas con presencia online.

Como decíamos, tienes la opción de conectar tu programa para hacer facturas con tu página web mediante una API abierta. Así se automatiza cada función.

Al mismo tiempo, un programa de facturación online evitará que pierdas datos. Situación en la que podrías encontrarte si tuvieras tus facturas guardadas únicamente en tu disco duro.

Son totalmente personalizables, por lo que puedes adaptarlo a tu modelo de negocio. Puedes cambiar el tipo de unidades por palabras u horas si lo necesitas.

También puedes programar la creación y envío de facturas recurrentes. Además, evitarás errores en el cálculo del IVA y la suma de totales.

Por otro lado, siempre un programa en la nube puede integrarse con otros programas. Tu negocio podrá incluir otros métodos de pago o conectar tu facturación con tu banco para conciliar los ingresos de manera automática.

Te interesa que sea escalable. Puede que empieces prestando servicios siendo autónomos y con el tiempo montes una pequeña agencia. Si tu negocio crece, tu programa también.

La mayoría de los softwares de facturación online se ofrecen en distintos planes con un número determinado de funciones. Así, puedes optar por funciones avanzadas si las necesitas.

Finalmente, piensa en tu sistema operativo. Nunca tendrás incompatiblidades, pues tu programa de facturación también vale para Mac.

Otras empresas de marketing, RRPP o publicidad que usan un programa de facturación

Si todavía no estás convencido, puedes leer lo que otros usuarios opinan sobre su experiencia con un programa de facturación como Debitoor.

En nuestra lista de usuarios tenemos tanto agencias de marketing online como estudios de diseño gráfico e identidad corporativa(/blog/entrevista-assa-visual). Puedes ver lo que opinan sobre Debitoor en nuestro blog.

Por ejemplo, la agencia de creación de contenidos Nasas explica que para ellos lo más importante es el poder “conjugar presupuestos y facturas para que no se les escape nada”. Y añade que les viene muy bien la integración bancaria para comprobar pagos y cobros.

Quizás es hora de que empieces a plantearte qué necesidades tiene tu negocio y cómo te puede ayudar un programa de facturación. Si tienes dudas, siempre pudes escribirnos a [email protected].

Escrito por Sergio Lozano ÁlvarezSergio Lozano Álvarez, 6 Diciembre 2018