Cómo cobrar antes tus facturas con un programa de facturación

Cuando tienes un negocio, el objetivo final es mantenerlo a flote. Para ello necesitas emitir facturas y, por supuesto, cobrarlas.

La tecnología te lo pone todo tan fácil que, a día de hoy, un programa de facturación no sólo te permite crear y enviar facturas en segundos. Ahora también puedes marcarlas como cobradas con un clic.

Pero el problema no es cómo tú puedes marcarlas, sino cómo hacer que tus clientes te las paguen antes. En definitiva, cómo cobrar antes tus facturas.

Una persona pagando en efectivo a otra: Este no es el mejor método para cobrar facturas antes

Cobra antes al crear facturas claras para ti y tu cliente

¿Cómo? Te diría teniendo cuidado, pero también hay que ser consciente de que a veces el tiempo es limitado. Vas con prisas. Necesitas sacar esa factura ya.

En ese caso, necesitas que alguien compruebe que la información es correcta. Pero tu asesor, si lo tienes, está para otras cosas.

Un programa de facturación puede ser la solución a tu problema. La información está ordenada en una plantilla de factura diseñada para que se entienda a primera vista.

Por lo que si hay un error, lo sabrás antes que si tuvieras que hacer facturas con Excel, donde nunca te quitaría el IVA en operaciones intracomunitarias. Un error en la factura puede hacer que se retrase el pago.

Asimismo, un programa de facturación te organizará las facturas de acuerdo a si han sido cobradas o no. De esta manera tendrás un control sobre ellas y si no fuera el caso contactar a tu cliente.

Por tanto, es importante que el estado de la factura sea claro para ti. Un programa de facturación te mostrará qué facturas se han enviado y si han sido vistas por tu cliente.

Podrás escribir a tu cliente si tienes dudas de por qué no te ha pagado y, así, poder cobrar las facturas antes.

La fecha de vencimiento te ayudará a cobrar antes tus facturas

Algo a tener en cuenta es fijar una fecha de vencimiento que no de lugar a error. Déjate de expresiones como “primer día hábil” o “30 días físicos”.

No todo el mundo las entiende y pueden servir de excusa para los que sí, pero desean pagarte más tarde.

Comprueba que la fecha no coincida con un día de fiesta o fin de semana, pues tendrás que esperar. Lo mismo ocurre si tu cliente cierra durante el verano o por vacaciones.

Por otra parte, si pones cosas como a pagar el 30 y cae en febrero, puede que tu cliente no sepa cuando pagarte. Mejor poner una fecha clara.

Recuerda que también sin una fecha de vencimiento en la factura es muy difícil reclamar un pago. Y en el caso de que no cobres la factura, sin duda tendrás que pagar el IVA.

Por lo que si no indicaste cuándo vencía, también se te hará un poco cuesta arriba recuperar el IVA de la factura impagada. En definitiva, es importante ponerla. Son todo ventajas.

Además de esto, es preferible también indicar en la factura, si no lo has acordado antes, por qué método de pago se cobrará.

Ofrece pagos online y pónselo fácil a tu cliente

Lo cierto es que cuanto más sencillo sea para tu cliente, antes te pagará. Si le pones obstáculos puedes acabar sin recibir el ingreso por tu factura.

Una manera es ofrecer métodos de pago online para que no tenga que hacerte una transferencia. De lo contrario, tendrá que andar entrando en la banca online, copiar tu IBAN y asegurarse de que el número es el correcto.

De acuerdo a nuestros datos, los usuarios de Debitoor que ofrecen pagos online marcan como pagadas sus facturas una media de hasta 14 días antes que lo que no.

Tienes la opción de ofrecer pagos a través de PayPal, tarjeta de crédito o domiciliación bancaria. De esta manera, no solo recibes el pago antes y no olvidas de conciliarlo con la factura pues se hace solo.

Haz que tu factura sea reconocible

Uno de los mayores problemas, sobre todo para empresas que reciben un gran número de facturas, es que no saben a qué pertenecen.

A veces tu nombre comercial no se asemeja a tu nombre fiscal, pero puedes usar el logo para identificar tu empresa. Así tu cliente sabe lo que está pagando.

Sin embargo, si no supiera por qué ha recibido la factura es probable que deliberadamente olvide pagártela. Para ello, a parte del diseño, puedes personalizar el mensaje que la acompaña.

Aprovecha para incluir el nombre del cliente y el importe de la factura en el mensaje. Todo esto se hace de manera automática con un programa de facturación.

Añade un descuento por pronto pago como incentivo

Una buena manera de conseguir que tu cliente te pague es ofrecerle un descuento por pronto pago. Sí, es un método muy común en las multas de tráfico, pero efectivo.

De esta manera, si das un margen de 30 días para el pago, puedes incluir una mención en los términos de la factura por el que indiques un descuento durante los 15 primeros días.

El inconveniente es que tendrás que estar atento a si tu cliente cumplió con las condiciones y comprobar la fecha de factura y la de pago. Pero, merece la pena si consigues que te paguen antes.

Este es el proceso contrario al recargo por retraso en el pago, muy habitual para aquellos clientes que tardan en abonarte las facturas.

Como ves, no hay una única manera de cobrar antes las facturas. Usando un programa de facturación puedes usar cualquiera o combinarlas.

Escrito por Sergio Lozano ÁlvarezSergio Lozano Álvarez, 10 Diciembre 2018