Cómo hacer facturas con Excel

¿Tienes tu propia empresa y quieres hacer facturas usando plantillas de Microsoft Excel en vez de con un programa de facturación? En ese caso puedes crear tus facturas siguiendo unos pequeños pasos.

Usando una plantilla puedes hacer facturas con Excel

Como autónomo tienes que hacer facturas y necesitas hacerlo de manera rápida y sencilla; pues a más facturas, más ingresos.

Para ello, lo primero que debes hacer es descargarte una plantilla de facturas para Excel de nuestro programa de facturación en el caso de que no la tengas. Generalmente el paquete Office incluye una serie de archivos para plantillas de todo tipo de documento.

Si ya tienes una plantilla, deberás crear un libro nuevo para hacer facturas con Excel. Al hacerlo Excel te tiene que dar acceso al catálogo de plantillas con las que cuenta. En este caso, selecciona Facturas y elige la que más se ajusta a tus necesidades.

Cuando la hayas seleccionado tendrás un modelo de factura con unos datos a modo de ejemplo. Lo único que tienes que hacer es cambiar estos de acuerdo a los tuyos y los de tu cliente.

Hacer facturas en Excel a partir de un libro en blanco

Otra opción es la facturación de manera manual. No es muy recomendable puesto que tienes que establecer los campos de tu factura uno a uno.

En primer lugar debes elegir el tamaño con el que vas a trabajar, aunque por lo general suele ser A4. Una vez hecho lo siguiente es un encabezado con el título factura.

Para hacer facturas en Excel organiza y rellena los campos obligatorios que tu factura debe tener:

• Fecha de la factura
• Número de la factura: Debe ser siempre correlativo, es decir, no puede haber saltos en los números de factura.
• Tus datos como emisor: Nombre y apellidos o razón social de tu empresa, NIF y domicilio fiscal.
• Datos del receptor o cliente: Nombre y apellidos o razón social de la empresa del cliente, NIF y domicilio fiscal.
• Descripción de los productos con su precio y porcentaje del IVA que se les aplica.
• Total de la factura, incluyendo el total neto, el importe de IVA y el total bruto.

Este sistema supone más trabajo que si utilizaras plantillas y mucho más que si trabajaras con un programa de creación de facturas.

Desventajas hacer facturas en Excel frente a un programa de facturación

Aunque a simple vista pueda parecerlo, Excel no es solo un conjunto de celdas a rellenar. Funciona con un sistema de fórmulas que conviene conocer antes de empezar a utilizarlo.

• Requiere un conocimiento previo si quieres que la creación de facturas sea lo más automatizada posible.
• Los programas de facturación suelen ser más intuitivos
• Sólo requieren completar campos como cliente o producto de una lista ya creada.
• Las plantillas tienen diseños limitados.
• Es difícil poder añadir elementos estéticos como el logo o una nota personalizada al cliente.
• Menos libertad en el diseño y la personalización que con un software de facturación.
• Los programas de facturas suelen estar al día en cuanto a la legislación vigente,
• Al trabajar con hojas de cálculo, tú eres el responsable de estar al tanto de los cambios en la Ley a la hora de emitir tus facturas.
• Si automatizas la numeración de facturas en Excel, va a ser muy difícil poder cambiar el número de éstas en el caso de que lo necesites.

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