Hace tiempo te contamos que hablar de un programa de facturación y de contabilidad, para un autónomo, era hablar de lo mismo.
Esto se debe a que las obligaciones contables del autónomo son simples y fácil de satisfacer con cualquier software para hacer facturas y registrar gastos.
Hoy vamos a dar un paso más y ahondaremos en cómo se puede sacar partido a la contabilidad con un programa de facturación. De más está decir que nuestra referencia será Debitoor.
Ingresos y gastos en un programa de facturación
Es el sostén de toda contabilidad. Ya no sólo para un autónomo sino para cualquier empresa, con independencia del tamaño (aunque a más tamaño, más complejidad).
Cuaquier autónomo y empresa sabe que debe llevar un libro de registro de ingresos y otro de gastos donde se señalen las facturas, tickets, recibos, etc., que justifiquen estos movimientos.
No hace falta darle más vueltas a esto. Nos remitimos al blogpost: ¿Necesita un autónomo un programa de facturación con contabilidad?
Los gastos y su categorización en un programa de facturación
A vueltas con los gastos, sí que conviene detenerse un momento en la forma de categorizarlos. Contablemente conviene hacerlo, ya que su categorización afectará también a la forma de tributarlos.
Por ejemplo, no es lo mismo registrar un gasto con IVA deducible que otro que no lo tiene. Tampoco es lo mismo un ticket que una factura de proveedor.
La gestión de activos en un programa de facturación: la depreciación
A todos aquellos que tienen inmovilizado o activos fijos esto le interesará, porque tiene que ver también con lo anterior. Decíamos antes que hay gastos y gastos y algunos de estos gastos son los activos no circulantes (o fijos o inmovilizado).
Se trata de elementos del negocio que hacen posible su funcionamiento a largo plazo. Por ejemplo: equipos informátivos, escritorios, armarios y sillas de oficina, maquinaria, etc.
Lo ideal desde un punto de vista contable es poder gestionar su depreciación, es decir, la pérdida paulatina de valor del activo hasta su retirada.
Hay normas claras para depreciar los activos, pero su gestión puede hacer más compleja la contabilidad si a uno no le sobran manos. De ahí que muchos softwares de facturación como el nuestro también la incluyan entre su menú de funcionalidades.
Más información en: Activos, amortización y depreciación.
Informes contables en un programa de facturación: cuenta de resultados y balance de situación
Son dos columnas de las cuentas anuales de una empresa. La cuenta de resultados te permite conocer los gastos y ganancias de un ejercicio contable (gastos de inventario, sueldos de los empleados, ingresos por ventas, etc.).
El balance de situación, por su parte, te muestra el estado financiero de la empresa y está formado por el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
Para un autónomo ligero de ropa estos informes son prescindibles. Para una sociedad, en cambio, resultan necesarios para conocer aspectos como la liquidez a corto plazo, la capacidad inversora, etc.
Más información: El balance de situación y su importancia.
La conciliación bancaria en un programa de facturación
Es un eje importante para controlar las entradas y salidas de dinero y tenerlas bien justificadas de forma documental. En palabras más sencillas y de una manera algo tosca: la conciliación bancaria consiste en saber a qué factura le corresponde cada movimiento del banco.
¿Por qué es importante a nivel contable? Por muchas cosas, pero podemos destacar unas pocas: evitar descuadres en el balance, duplicidades, cantidades mal anotadas, etcétera.
Al emplear un software de facturación con conciliación bancaria estos errores tan típicos en cualquier empresa humana son más fáciles de corregir, controlar y evitar.
