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Cómo importar y exportar datos de tu programa de facturación

En la era de las nuevas tecnologías, la posibilidad de transferir tus datos de una plataforma a otra no es un privilegio, sino un derecho. Este es el caso de las cada vez más comunes normativas y directivas europeas como el RGPD o el PSD2.

Es por ello que un programa de facturación debe ofrecer la posibilidad de que el usuario se descargue su información y la puede trasladar a otro software. No necesariamente tiene que tratarse de cambiar de programa, a veces puede ser para que tu asesor lleve la parte más tediosa.

Imagen de todas las opciones que te permite un programa de facturación a la hora de importar, exportar e integrar, e incluso conectar con tu asesor

Importar los datos de tu programa de facturación al ERP de tu asesor

En Debitoor lo decimos a menudo: un programa de facturación no sustituye a la figura del asesor. Realmente es necesario un asesor al empezar un negocio.

De ahí que tu asesor necesite importar los datos contables de tu programa de facturación a su ERP de contabilidad. Lo ideal es que tu asesor se puede sacar los datos él mismo sin tener que recurrir a un sinfín de emails.

Por ejemplo, en Debitoor puedes dar acceso a tu asesor para que se descargue tus datos contables en un Excel o en un .CSV. Ellos solo necesitan este tipo de archivos para poder subirlo a sus ERPs de contabilidad.

Cómo puedes importar datos a tu programa de facturación

Sin el asesor de por medio, la otra opción es que empieces a usar otra plataforma para hacer tus facturas y quieras subir tus datos. Pero no quieres tener que introducirlos manualmente.

En Debitoor es posible importar tus clientes, proveedores y productos subiendo un archivo en .CSV. ¿Por qué este tipo de archivo? Simplemente porque es muy fácil de leer por cualquier programa y es el estandarizado.

Al importar un .CSV, Debitoor convertirá esos datos en productos, clientes o proveedores. Por otro lado, existen otras opciones de importación que van más relacionadas con la conciliación bancaria, como importar ya sean en .CSV o mediante una conexión con una plataforma de pago o un banco tus pagos y cobros.

Cómo puedes exportar tus datos contables

Cuando consideras pagar por un programa de facturación, deberás tener en cuenta que necesitas también la opción de exportarte tus datos. Esto se debe a dos motivos:

  • Siempre es interesante tener una copia de seguridad. La diferencia entre usar Excel y un programa de contabilidad en la nube es la seguridad del último, pero, no obstante, y como todo en la vida es recomendable tener un resguardo de tus datos.
  • Siempre tendrás tus datos listos por si tienes cambiar a otro programa. De esta manera, puedes importar tu contabilidad en el nuevo sistema, o incluso dársela a tu asesor para que lo haga en su programa contable.

En Debitoor, al igual que en otros programas, encontrarás esta función en el apartado de configuración de tu cuenta.

Qué significa integrar tu programa de facturación con otro software

Otra opción en la que se produce intercambio de datos, se exportan y se vuelven a importar. Es lo que se conoce como una integración. Para ello, se usa lo que se conoce como API abierta.

De esta manera, puedes conectar distintas plataformas para poder compartir la información de un programa en otro. Al ser una API abierta, permite utilizar las funciones de tu programa de facturación y reflejarlas en otro sistema, o viceversa.

Por ejemplo, poder conectarte a tu banco y que tu extracto se refleje en Debitoor automáticamente es consecuencia de ello.