¿Excel o la contabilidad en la nube?
Excel es un programa todoterreno para la gestión de un negocio. Sin embargo, resulta muy complejo para llevar la contabilidad. Un programa de contabilidad en la nube es muy superior por su sencillez y comodidad y el mejor aliado para autónomos y empresarios.
Es probable que no exista un programa tan poderoso como Excel para todo aquel que tenga un negocio. Si el conocimiento es poder, como se oye con frecuencia, el conocimiento de Excel otorga a quien lo posee un gran poder.
Sin embargo, Excel presenta un pequeño talón de Aquiles, que se parte en dos: es muy complejo y los usuarios tienden a infravalorar su complejidad. El resultado puede ser catastrófico, si se nos permite la expresión.
¿Por qué catastrófico? Lo contaba hace tiempo el economista de la Universidad de Connecticut James Kwak en su blog The Baseline Scenario: el gran banco británico JPMorgan perdió miles de millones de dólares por un error de copia y pega.
¿Y qué es lo peor? Que esa clase de errores es lo más frecuente en una hoja de Excel, no lo extraño. Así que cuidado.
¿Excel o un programa de contabilidad en la nube?
Puede parecer un falso dilema, pero es así: Excel es el programa preferido por autónomos y pequeños empresarios para llevar la facturación y la contabilidad.
¿Por qué? Principalmente, por su versatilidad y su aparente menor coste: Excel sirve para todo y así uno se ahorra un programa especializado.
Pero este razonamiento esconde una trampa. O varias trampas. Veamos por qué, pero si la impaciencia te apura, puedes echarle un vistazo a nuestro programa de facturación y contabilidad Debitoor, y comparar por tu cuenta:
Si has vuelta de tu periplo por Debitoor sin acabar muy convencido, aquí te exponemos las trampas de Excel para tu contabilidad como autónomo y empresario:
- Excel es difícil. Lo decíamos antes y lo repetimos ahora. Excel no es un programa que esté al alcance de cualquiera. Abrir una hoja de Excel es fácil; cometer una cagada, aún más fácil.
- Configurar la hoja de cálculo requiere tiempo. Has de pensar cómo organizar tus ingresos y gastos. Y que no se te escape detalle en los pequeños detalles (IVA, IRPF, importe neto, importe bruto, etc.).
- Excel no está al tanto de las novedades fiscales y de facturación. Es cierto que Excel tiene plantillas de facturas, pero hasta ahí llega toda su novedad en facturación. Si hay cambios en el tipo de IVA o en alguna norma de facturación, Excel no lo va a integrar en esas plantillas.
- Categorización de gastos y automatismo. Excel no se rige por ningún plan general contable ni por otra directriz contable. Eso lo has de sacar de tus conocimientos contables, y no todos los autónomos y empresarios están dotados de eso (no por falta de ganas o de interés: sino por tiempo).
- Dependes de tu ordenador o USB. Para los puretas de los programas de descargar e ir actualizando cada equis tiempo Excel es una maravilla. Pero para aquellos que han descubierto la maravilla de la computación en la nube y no paran quietos, Excel ya no hace tanta gracia.
Estas son unas de las trampas, expuestas sin mucha sofisticación por lo que a continuación te vamos a contar.
¿Por qué un programa de contabilidad en la nube es superior a Excel?
Y allá vamos. A la contabilidad en la nube. A por qué un autónomo y empresario deberían decantarse por un programa de contabilidad en la nube y dejar Excel para los expertos en celdas y en complicarse la vida (y de paso, la de los demás).
¿Que por qué debería elegir un programa de contabilidad en la nube en lugar de Excel, que es lo que llevo haciendo toda la vida? Estas razones te convencerán (o deberían, si la palabra "progreso" te dice algo):
- Por ahorro y comodidad. Sí, en efecto, aunque tener un programa de contabilidad en la nube te supondrá un coste adicional, ese coste redundará en un ahorro de tiempo y en la comodidad de la sencillez.
- Es sencillo. Un programa de contabilidad en la nube automatiza tareas y reduce procesos contables complejos a su mínima expresión. Hasta el punto de que llevar tu contabilidad se convierte en un paseo o en un ir deslizando el dedo por la pantalla.
- Es automático. No tienes que organizar ni planificar celdas previamente como con Excel. Lo decíamos en el punto anterior: es sencillo y la contabilidad está automatizada.
- El margen de error es pequeño. A JPMorgan un error de corta y pega en Excel le costó miles de millones. Un programa de contabilidad en la nube sale más barato y uno ha de hacer esfuerzos para cometer errores, salvo los más humanos (un despiste en un importe o el nombre de tu cliente mal escrito). Pero nada que no se pueda subsanar rápido y del modo más económico.
- Está en la nube. La información se almacena en varios servidores seguros. Por lo que puedes llevar tu facturación y contabilidad allá donde vayas y desde cualquier dispositivo. Solo necesitas una conexión a internet.
- Está al día en todo. Es lo que tiene un programa en la nube y especializado. Detrás hay un equipo de programadores que se encargan de ir introduciendo actualizaciones y mejoras, tanto técnicas como en materia fiscal y contable. Y la implantación es inmediata y automática, no tienes que renovar licencia ni estar pendiente de notificaciones engorrosas.
Estos razones se pueden resumir en pocas palabras: más comodidad, más sencillez, más tiempo. Y, sobre todo, más energías para ocuparte de la parte más productiva de tu negocio y dejar la gestión contable y de facturación en manos de un buen programa.
El filósofo Fernando Savater dijo una vez que el secreto de la felicidad está en tener gustos sencillos y una mente compleja. El problema es que a veces los gustos son complejos y la mente sencilla.
Nosotros hemos intentado, con Debitoor, proveer a autónomos y empresarios de un gusto tan sencillo como un programa de facturación y contabilidad en la nube. Lo de la mente ya es cosa tuya.
Pero no te quepa ninguna duda de lo siguiente, siguiendo la máxima del filósofo: tu mente dará prueba de complejidad e inteligencia decantándose por un programa sencillo que te haga la vida más feliz.
