Para todo hay una primera vez y, aunque comenzar a facturar pueda producirte un poco de vértigo, no es tan difícil como tú crees. Solamente tienes que seguir unas pequeñas recomendaciones y todo estará bien.
Por qué tienes que hacer una factura
Esta es la principal cosa que aclarar. Se supone que tienes un negocio y vendes productos o prestas servicios. Pues bien, esas ventas hay que declararlas.
Si es una operación entre empresas y/o autónomos, deberás hacer factura. Incluso, cuando la venta se realiza a un particular, si supera los 400 euros estás obligado a emitir una.
Como decíamos, presuponemos que tienes un negocio. Es por ello por lo que habrás tenido que darte de alta como autónomo mediante el modelo 037. El alta en Hacienda puede resultar un proceso sencillo. No te preocupes, hacer facturas es aún más fácil.
Qué debes incluir cuando haces tu primera factura
Una factura no se trata de un recibo, una nota o una observación sobre un pago. Ésta tiene valor fiscal.
Por tanto, es importante no olvidar ciertos elementos clave antes de emitirla y luego ponernos a editar la factura. Aquí tienes los datos que deberás incluir, unos más obvios que otros:
- El título debe ser "Factura": Nunca habrá confusión.
- Número de factura, por ejemplo 2018/001. Desde la primera factura que emitas ese año hasta la última no puede haber saltos en la numeración.
- Fecha de factura: El día en que emites la factura.
- Razón social del emisor: nombre completo de la empresa o autónomo y dirección. También tu CIF si eres empresa o NIF si eres autónomo.
- Razón social del cliente: nombre completo de la empresa o autónomo y dirección, a lo que se une el CIF o NIF del cliente.
- Nombre del producto con su descripción, precio y porcentaje de IVA.
- Subtotal: Se trata de la base imponible, es decir el importe total sin IVA ni retenciones.
- Porcentaje e importe de IVA y retenciones a aplicar.
- Total de la factura: La suma del subtotal tras añadir el IVA y restar las retenciones.
Estos elementos son inexcusables, sin importar si haces facturas en Excel o usas un programa de facturación. No debes olvidarte de la razón social, poner un número que no corresponda o inventarte el porcentaje de IVA.
¿No estás seguro de si debes aplicar IRPF? Bueno, aunque puede variar la regla del cliente no falla: si es particular, no incluirás una retención de IRPF en tu factura; si es empresa o autónomo deberás añadirla.
Recuerda asimismo que deberás declarar esta retención cada tres meses mediante el modelo 130. Y declararás también el IVA de manera trimestral mediante el modelo 303.
3 consejos antes de empezar a hacer facturas
Muchos han pasado por la misma experiencia y han ido acumulando conocimiento para que tú, que comienzas a crear facturas, puedas tenerlo más fácil. Éstas son tres ideas básicas que deberías considerar.
Usa facturas proforma: Pero, te preguntarás, ¿qué es una factura proforma? Se trata una factura borrador, sin número y sin validez fiscal. Así siempre podrás cambiar lo que necesitas.
Esto quiere decir que si tienes miedo a equivocarte, puedes empezar por una proforma y cuando tu cliente vea que está todo correcto emitir la factura final. Es un paso más pero más seguro si no sabes por dónde empezar.
Pregunta o contrata los servicios de un asesor: Puede parecerte exagerado, pero te ayudará a comenzar. Sabrás qué tipo de IVA debes utilizar, si tienes que aplicar retención de IRPF o cómo presentar tus impuestos.
El asesor no debería hacerte las facturas, sino guiarte y hacer que evites esos pequeños errores que pueden ocasionar multas por parte la Agencia Tributaria. Y estas últimas sí que duelen el bolsillo.
Utiliza un programa de facturación: La ventaja de hacer facturas con un programa de facturación es que, entre otras cosas, no te dejará continuar sin incluir los elementos obligatorios de los que antes hablábamos.
Además, algunos programas de facturación como Debitoor, te permiten también sacar informes como el modelo 303 de IVA trimestral y o incluso emitir notas de crédito si te has equivocado.
