Aunque estamos seguros de que cada vez se te da mejor la contabilidad y facturación de tu negocio, nunca está de más que te recordemos cuales son los errores más comunes que otros emprendedores cometen, para ayudarte a que no los cometas o que al menos, lo hagas menos a menudo.
Hoy te damos una lista de los errores más comunes que cometen los emprendedores, para que puedas aprender de ellos. ¡Allá vamos!
Posponer el registro de tus gastos
La historia de siempre: corres a la tienda a comprar un suministro de oficina que necesitas en ese momento o te vas a comer con un cliente. Metes el tique en tu bolsillo para registrarlo más tarde y bueno… se te olvida.
Si mantienes este hábito de repente te encuentras con un montón de recibos encima de la mesa que tienes que registrar en tu programa de facturación, lo cual es bastante aburrido. Y esto es en el mejor de los casos… muchas veces habrás tirado o perdido el recibo.
Pues bien, si quieres evitarte esto lo tienes muy fácil: tan solo tendrás que hacer una foto del tique desde tu app para móvil y la app leerá todos los datos del recibo. De esta manera, no tendrás que meterlos tú de forma manual.
Utilizar el tipo de IVA incorrecto
Dependiendo de cuál sea tu negocio, es posible que vendas diversos bienes o servicios con diferentes tipos de IVA.
Cuando emitas una factura a tus clientes, es importante que los tipos de IVA para cada producto o servicio sean los correctos. No es difícil que se te pase por alto cuando estás creando una factura con muchas líneas de producto diferentes.
Además, si facturas al extranjero estas normas cambian. Y precisamente de esto hablábamos en uno de nuestros artículos sobre cómo facturar a tus clientes internacionales.
¿Cómo puedes prevenir este error? Un buen programa de facturación te brinda la posibilidad de almacenar todos tus productos y servicios con su IVA correspondiente. De este modo, no tendrás que estar pensando en esto cuando añadas una nueva línea a tu factura.
Errores en la numeración de las facturas
Si todavía haces tus facturas en Word o en Excel, seguramente en más de una ocasión te habrás encontrado en la situación de que has copiado y pegado una factura, has editado los datos y de repente te das cuenta de que no has cambiado el número de tu factura.
Seguir correctamente la numeración de las facturas es extremadamente importante. La Agencia Tributaria lo dice bien claro: la numeración dentro de cada serie ha de ser correlativa. Si no sigues esta norma, puedes encontrarte con una multa.
¿Cómo evitar esto? De nuevo, la respuesta es la misma. Un programa de facturación te permitirá mantener una serie numérica sin saltos ya que mantendrá la numeración correlativa de forma automática. Incluso si creas una nota de crédito para anular o corregir una factura anterior, el programa mantendrá la numeración correcta. Así evitarás errores innecesarios y saltos en tu numeración.
Dejar el modelo 303 para el último momento
Es verdad que recopilar la información necesaria de los últimos 3 meses para rellenar el modelo 303 conlleva bastante tiempo y trabajo: es por esto por lo que muchos empresarios posponen este tema todo lo que pueden.
Esto es una práctica que no te recomendamos… si te das cuenta en el último momento de que te falta algo de información o documentación, ya no te da tiempo a reaccionar. Lo malo de esto es que, si tu informe 303 no es correcto o lo envías tarde, podrías enfrentarte a una sanción.
¿Cómo puedes prevenir esto? Si realizas un seguimiento regular y preciso de tus ventas y gastos en un programa de facturación online, siempre podrás consultar el estado actualizado de tu modelo 303. De esta manera, puedes realizar un seguimiento durante el trimestre y así no te encontrarás con ninguna sorpresa al final del mismo.
No vincular regularmente los pagos a tus facturas
Seguramente tu asesor o gestor sea el encargado de realizar los informes financieros más importantes, pero tú puedes hacer muchas cosas para agilizar el proceso y obtener una visión general de tus finanzas.
Por ejemplo, cuando recibas una transferencia por el pago de una factura deberás vincular dicho pago a la factura lo antes posible. Así, siempre tendrás el estado de pago de tus facturas actualizado y podrás ver rápidamente el estado real de tus acreedores y deudas.
Un programa de contabilidad te da la opción de conciliación bancaria automática. Es decir, con solo subir el extracto bancario, el programa te vincular automáticamente los pagos a tus facturas y gastos. Esto es obviamente mucho más sencillo, pues requiere menos tiempo que unir manualmente cada transacción en tu extracto bancario.
Algunos programas de facturación además te permiten la posibilidad de la integración bancaria. Esto quiere decir que se integran directamente con ciertos bancos, de modo que tus datos bancarios estarán siempre actualizados y se vincularán las cantidades directamente con las facturas y gastos.
Hasta aquí llegamos hoy con nuestro listado de errores más comunes. ¿Y tú? ¿Qué errores cometes más a menudo?
