Probablemente la carga administrativa que supone ser emprendedor o autónomo no fuera una de las razones por las que decidiste iniciar tu propio negocio. Si bien es verdad que para la mayoría de emprendedores la facturación y contabilidad es algo que se tiende a procrastinar, si te organizas bien desde el principio, te prometemos que no es algo tan terrible.
Échale un vistazo a los 5 consejos que te damos a continuación para ahorrar tiempo cuando se trata de llevar tu contabilidad.
1. Envía facturas claras
Como autónomo o emprendedor es especialmente importante que te paguen a tiempo, por lo que es fundamental que no haya dudas sobre el contenido de las facturas que hayas emitido a tus clientes. Deberá quedar completamente claro qué cantidad tienen que pagarte por los productos o servicios y cómo deben pagarlo.
¿Cómo te aseguras de que una factura sea clara? Muy sencillo: elije una plantilla bien estructurada en la que puedas añadir toda la información requerida y puedas ser preciso a la hora de añadir dicha información. No te interesa cometer errores o inexactitudes que debas corregir más adelante con una nota de crédito. Esto contamina de forma innecesaria tu contabilidad y la hace más confusa.
Debes ver tus facturas como tu segunda tarjeta de presentación. Si el diseño de tus facturas da una imagen clara y profesional, esto puede hacer mucho por tu reputación y la de tu negocio.
2. Ahorra tiempo automatizando tareas
Vivimos en una era digital en la que cada vez más, todo se está automatizando. ¿Por qué no iba a ser ese el caso de tu facturación? Una de las mejores decisiones que puedes tomar como emprendedor es hacerte con un programa de facturación que sea fácil e intuitivo de utilizar.
De esta manera, serás capaz de acceder al mismo y tener una visión general de la situación de tu negocio estés donde estés. En la mayoría de los programas de facturación, los montos o cantidades de las facturas de ventas y compras que hayas registrado se incluirán automáticamente en el informe de IVA, el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.
Así, no será necesario que añadas todas las cantidades o montos en una hoja de Excel, para realizar los cálculos, si no que estos se realizarán de forma automática, evitándote así errores de cálculo. ¿Qué otras ventajas tiene esto? Pues es bien sencillo: al automatizar estos procesos, estarás ahorrando así tiempo (y dolores de cabeza innecesarios) que podrás invertir en muchas otras cosas. Es decir, contarás con más horas productivas o en su defecto, con más tiempo libre.
Además, puedes facturar de forma recurrente con tu programa de facturación; es decir, podrás enviar automáticamente facturas de manera semanal, mensual o anual al mismo cliente. Solo tendrás que configurar tus facturas recurrentes correctamente y listo. Esto es especialmente útil si ofreces productos o servicios por suscripción y tienes muchos clientes habituales.
Hay muchas más cosas que puedes automatizar con un programa de facturación: de esta manera tendrás mucho más tiempo para dedicarte a las tareas que realmente te interesan.
3. Registra tus gastos inmediatamente
Si esperas demasiado tiempo para registrar gastos y guardar los recibos de tu negocio, puedes terminar olvidándolos o incluso perdiéndolos por completo. Te recomendamos que conviertas en un hábito registrar tus gastos inmediantamente o por lo menos en el mismo día para que no termines perdiendo el IVA deducible.
Esto se convierte en una tarea más fácil si cuentas con la ayuda de una app para móvil de un programa de facturación. Podrás usar la app para móvil para hacer fotos de tus recibos o facturas: de esta manera, todos los datos se leerán y almacenarán automáticamente en tu contabilidad.
Si consigues convertirlo en un hábito, el registro de tus gastos no tendrá que estar relacionado nunca más con la típica caja de zapatos llena de recibos que debes desempolvar cada tres meses.
4. Sé consistente con tus registros contables
Trata de seguir una rutina para registrar tu información y mantenerla al día. Por ejemplo, registra todos tus gastos al final de la jornada laboral y asigna un día fijo de la semana para comprobar el estado de pago de tus facturas y en caso de ser necesario, enviar recordatorios de pago a tus clientes.
Si mantener tu contabilidad al día se convierte en un hábito más durante la semana, ¡todo se te hará más fácil!
5. Guarda todos tus documentos importantes en la nube
Siempre es una buena idea asegurarse de que todos los datos de tu empresa estén almacenenados de forma segura en la nube. De esta manera, evitarías perder datos importantes si por ejemplo, tu ordenador se estropease.
Si realizas una copia en la nube de tu contabilidad y facturación, asegúrate de que dicha copia esté bien organizada. Puedes organizar tu información por meses y por tipo de información: facturas, gastos, etc.
Si utilizas un programa de facturación, todos los documentos se almacenarán automáticamente en la nube y los tendrás tan solo a un par de clics de ti. Simplemente iniciando sesión con tu usuario y contraseña podrás acceder a todas las facturas que hayas emitido y a los gastos que hayas subido.
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