Empecemos por destacar una ventaja: si trabajas con un programa de facturación - al menos, con el de Debitoor - puedes conservar de forma ilimitada toda la información de facturación.
Dicho esto, pasemos a lo que nos ha traído aquí: ¿cuánto tiempo se deben conservar las facturas?
¿Qué facturas guardar?
Antes de preguntarnos cuánto tiempo hemos de guardar las facturas, conviene aclarar qué facturas hemos de guardar.
Pues bien, esta pregunta es fácil de responder: todas. Tanto las que emites como las que recibes, tanto las de venta como de compra.
Sí es cierto que hay facturas y facturas y que algunas, por parafrasear aquel personaje de Rebelión en la granja, son más iguales que otras. Esto lo aclararemos a continuación.
¿Cuánto tiempo he de guardar las facturas?
Hay dos criterios, que para no marearte citando leyes, te resumimos a continuación y que, en caso de interés, podrás profundizar con el artículo "¿Es obligatorio guardar el original de los documentos?" de la Guía para autónomos y pequeñas empresas:
- Desde el punto de vista mercantil, el plazo es de 6 años. Esto incluye no solo las facturas, sino todos los libros mercantiles (libro diario, registros de IVA, mayores contables, inventario, cuentas anuales, etc.)
- Desde el punto de vista tributario, el plazo es de 4 años a partir de la fecha de presentación del impuesto.
¿Y esto es todo lo que hay que saber? No. Determinadas facturas hay que conservarlas más tiempo. Veamos:
- Las facturas de inmovilizado. Se deben guardar durante el tiempo que ocasione gastos de amortización.
- En caso de requerimientos de la Agencia Tributaria, el plazo de conservación de cuatro años se amplía otros cuatro años (la Agencia Tributaria, lógicamente, tiene un máximo de 4 años para revisar los impuestos).
- Impuesto de Sociedades. En caso de aplicar compensaciones por bases imponibles negativas (es decir, por pérdidas), el plazo se extiende hasta los 10 años.
¿Es obligatorio guardar las facturas en papel?
No lo es. La Agencia Tributaria solo habla de su conservación "en papel o formato electrónico".
Lo importante es que se mantengan íntegramente; que sean legibles y constrastables, sin importar si se han guardado en la nube o en un cajón; en la bruma, el éter o debajo de la tierra.
¿Cómo guardar mis facturas en el programa de facturación de Debitoor?
Tal vez el procedimiento más sencillo de todos: al hacer facturas con Debitoor, estas se guardan automáticamente en nuestros servidores (recuerda que es un programa en la nube).
Esto quiere decir que no debes seguir un procedimiento especial ni estar atento a ir guardando todo lo que vas haciendo porque lo que vas haciendo - y disculpa la redundancia - se guarda automáticamente.
¿Que recibes un requerimiento de Hacienda? Pues muy sencillo: exporta las facturas requeridas en Excel y PDF en la Configuración, y ya está.
