¿Es obligatorio guardar el original de los documentos?
Guarda tus documentos mercantiles seis años. Y conserva tus documentos fiscales al menos cuatro años.
En el actual mundo digital a algunos se le antoja la pregunta de si es obligatorio conservar los originales de sus documentos contables. El desarrollo tecnológico nos ha ayudado, entre otras cosas, a mantener la casa o la oficina limpia de papeles.
A medida que nuestro negocio avanza en el tiempo - y, esperemos, que a mejor -, el papeleo aumenta. Y más de uno se preguntará (tú también, estimado emprendedor): ¿He de guardar el original de documentos que tienen no sé cuántos años?
La respuesta a esta pregunta la encontraremos en nuestra legislación. Concretamente, en el Código de Comercio y en la Ley General Tributaria.
Guarda tus documentos mercantiles seis años
Si te has molestado en hacer clic sobre el Código de Comercio, habrás observado que se trata de una norma de 1885 todavía en vigor, firmada por el ministro de Gracia y Justicia.
A juzgar por algunos de sus artículos y su relación con el mundo actual, nuestra legislación recuerda a aquel bolero que popularizaron Los Panchos: "Pasarán más de mil años, muchos más..." y nuestra legislación todavía siguirá en el mundo analógico.
Bromas aparte, el artículo 30 señala que los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse durante 6 años.
¿A partir de cuándo? A partir del último apunte realizado en los mismos.
CE Consulting aclara:
- "Esta obligación mercantil se extiende tanto a los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.)".
Esta norma también comprende los supuestos de cese de la actividad, según se trate de empresarios o sociedades mercantiles:
- En caso de empresarios (también autónomos), cuando cese la actividad. Por lo que si un día decides darte de baja como autónomo o empresario, convendría, por ley, que guardaras los documentos arriba citados. Si el cese es por fallecimiento, serán tus herederos los que asuman esa responsabilidad.
- En caso de disolución de sociedades mercantiles, serán sus liquidadores los obligados a cumplir con la norma.
Los documentos notariales, las variaciones censales, las actas de inspección o los libros de visitas, en cambio, deben conservarse durante toda la vida del negocio.
Guarda tus documentos fiscales cuatro años (al menos)
La legislación fiscal impone otros tiempos. La Ley General Tributaria (del artículo 66 al 70) señala que el plazo de prescripción de los impuestos es de cuatro años.
El contador se pone en marcha el día en que finaliza el plazo voluntario de presentación de la declaración. Sin embargo, en caso de requerimientos, el plazo puede ser mayor. De hasta seis años, para ser concretos.
Por lo que te recomendamos que guardes la documentación original durante seis años.
¿De qué documentación hablamos?
La Ley Tributaria General especifica en el artículo 29 lo siguiente:
- Libros de contabilidad y otros libros de registros obligatorios (IRPF, IVA, IS, etc.), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante fiscal).
La ley es a veces tiquismiquis. Por eso contempla unos supuestos especiales y, además, habituales, aunque parezca paradójico:
- Si se declaran bases imponibles negativas en el Impuesto de Sociedades (IS).
Es decir, en caso de que tu empresa no tenga beneficios antes de impuestos, tienes que guardar todos tus documentos contables y la declaración del IS que te dio negativa hasta su compensación. A este tiempo has de sumarle los cuatro años de prescripción desde que presentaste la declaración con la que compensaste esa base imponible negativa.
Es decir: la ley permite hasta 18 años para compensar una base imponible negativa. Durante ese periodo (que también pueden ser dos años, cuatro años, pero no más de dieciocho, claro está), has de guardar la documentación contable. Pero como los impuestos prescriben cuatro años desde el plazo de presentación de la declaración, has de sumarle cuatro años.
- Facturas de inmovilizado.
Has de guardar las facturas durante todo el tiempo en que el activo genere gastos de amortización. Y siguiendo la misma lógica anterior y de cualquier otro impuesto, a ese tiempo has de sumarle cuatro años, que son los que corresponden a la prescripción del tributo.
Por último, nosotros, que somos un programa de facturación y contabilidad que te permite guardar información en la nube sin tener que preocuparte del papeleo, te recomendamos que siempre guardes los originales de tus documentos. Ya sabes, en casa del herrero...
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