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Cómo hacer una factura a mano

¿Nos hemos vuelto locos? Hablar de hacer facturas a mano en el blog de un programa de facturación puede resultar tan buena idea como tirar piedras sobre el propio tejado.

Tampoco nos ha dado ahora por abrir un nuevo espacio para paleontólogos del mundo analógico que buscan restos fósiles del tipo "facturas a mano" o del antiguo mundo digital de las plantillas de factura para Word y Excel.

En fin, parece que hoy estamos sembrados y con esto nos podemos ir a casa. Te pido disculpas por el chascarrillo y, si te interesa el tema que indica el título, te recomendamos seguir adelante con la lectura.

Al hacer una factura debes tener en cuenta ciertos requisitos legales

Los requisitos para hacer una factura mano

Aparte de papel y bolígrafo, lo más importante es tener presente los contenidos de una factura. Los puedes encontrar en nuestra entrada de Glosario sobre la factura, por lo que para evitar duplicidades, nos ahorraremos entrar aquí en muchos detalles.

Sin embargo, como hablamos de una factura a mano, conviene remarcar algunos requisitos importantes:

  • El número de la factura. Toda factura debe ir numerada, sin excepción. Además, se debe establecer una serie numérica y esta debe ser correlativa (por ejemplo: 1, 2, 3, 4, etc.), sin saltos ni vacíos entre números.
  • La fecha de emisión de la factura.
  • Deben figurar correctamente tus datos fiscales y los de tu cliente. Por datos fiscales entendemos los datos con los que te has dado de alta en Hacienda: nombre (si eres autónomo) o razón social (si eres una empresa), dirección y NIF o CIF.
  • Debes describir el servicio o producto que facturas. Esto incluye el precio por unidad antes de impuestos. Esto es importante, porque la Agencia Tributaria debe conocer lo que se denomina la base imponible, es decir, el importe antes de sumarle los impuestos.
  • Por impuestos entendemos principalmente el IVA. Aunque algunos autónomos también tienen que aplicar retenciones a cuenta de IRPF. Ya sabes que el IVA tiene distintos tipos y que se deben indicar en la factura.

¿Te parece complicado? En verdad no lo es tanto. Aunque en esta afirmación hay un poco de trampa: y es que nosotros lo vemos más fácil con un programa de facturación.

Cómo contabilizar una factura

Las facturas se deben contabilizar. Tanto las que emites como las que recibes de tus proveedores.

Por contabilizar, aunque la palabra suene respetable - y, ciertamente, la contabilidad pura y dura lo es -, queremos decir, sencillamente, registrarla.

Si eres autónomo, la cosa es fácil, pues la ley solo te obliga a llevar un libro de registro de las facturas de ingreso y otro libro de registro de las facturas de gasto. Puedes consultar más información en: ¿Necesita un autónomo un programa de facturación con contabilidad?.

Si eres una empresa, la contabilidad se complica un poco más, tal y como te contamos en: Cómo contabilizar una factura.

Cómo declarar una factura

Del mismo modo que las facturas se deben contabilizar, también se deben declarar a la Agencia Tributaria. Esta es una - aunque no la única - de las obligaciones fiscales de autónomos y empresas.

Por declarar se entiende, claro está, los impuestos, es decir:

  • El IVA.
  • Y las retenciones a cuenta de IRPF (en caso de que se tenga que aplicar).

Sobre el IVA, se debe presentar el modelo 303 por cada trimestre natural del año (enero - marzo, abril - junio, julio - septiembre, octubre - diciembre).

La presentación tiene lugar después del trimestre natural, durante los siguientes 20 días. Por ejemplo, del 1 al 20 de abril para el primer trimestre, del 1 al 20 de julio para el segundo trimestre y así. Las del cuarto trimestre, sin embargo, se pueden presentar entre el 1 y el 30 de enero del siguiente año.

El modelo 303 se debe presentar cada trimestre para declarar el IVA

Algunos autónomos tienen que aplicar retenciones en las facturas o reciben facturas de proveedores con retenciones.

Para el primer caso - cuando se emiten facturas con retenciones - se debe presentar el modelo 130 o el modelo 131, según el régimen de tributación del IRPF en el que se esté dado de alta. No es obligatorio hacerlo si se han aplicado retenciones a más del 70% de la facturación.

Para las facturas de proveedores con retenciones, se debe presentar el modelo 111.

El calendario de presentación de estos modelos de retenciones es el mismo que el del modelo 303 de IVA. Además, todos estos modelos declarativos también vienen acompañados de resúmenes anuales que se deben presentar en Hacienda el primer mes del año.

Si te interesa profundizar más, encontrarás más información en nuestra Guía para autónomos y pequeñas empresas. También te puede interesar nuestro Diccionario contable.

Y si en lugar de hacer una factura a mano prefieres hacerla con un programa de facturación, contacta con nosotros en [email protected].