Cuando evalúas un programa de facturación y antes de decidirte, es normal fijarse en las funciones principales. Así te aseguras de que cumplirá con lo esencial.
Sin embargo, son las pequeñas cosas las que hacen grande a un programa de facturación. Estos pequeños trucos te ahorran tiempo, facilitan la gestión de clientes o incluso te ahorran dinero.
En Debitoor, puedes hacer facturas en menos de un minuto, enviarlas y cobrarlas con pagos online. Está genial. ¿Verdad?
Pero ¿y si te digo que hay una serie de funciones que desconocías de tu programa de facturación? Descubre estos cinco trucos ocultos que te vendrán de perlas.
Numera tus facturas con una serie numérica que incluya el año
Todos los años escribimos a nuestros usuarios para recordarles que es importante que cambien la numeración de sus facturas de cara al nuevo año.
Les pedimos que incluyan una serie numérica como 2019/0001, 2019-0001, 19/0001, etcétera. No, esto no es porque nos guste más. Tiene sus ventajas.
Si tu numeración incluye una serie con el año, cuando llega el 1 de enero, Debitoor actualiza la numeración. Así no te tienes que preocupar de volver a introducirla.
De esta manera, tienes la seguridad de que evitarás errores y, por tanto, problemas con Hacienda.
Descarga y dedúcete la factura de tu programa de facturación
Muchos usuarios nos escriben diciendo que no encuentran su factura por la suscripción a Debitoor, que la han borrado o que han cambiado de ordenador.
¿Sabías que puedes encontrarla en el apartado de Configuración? Tendrás el histórico con todas las facturas.
Vale, no es muy sorprendente, pero puedes registrarla como gasto. Porque si no lo sabías, te puedes desgravar el IVA de tu programa de facturación.
La suscripción a Debitoor se consideraría un gasto afecto a tu actividad económica y, por tanto, deducible. Así, podrías desgravarte el IVA.
Filtra tu facturación por estado, fecha, cliente o producto
Cuando tienes pocas facturas al año es fácil organizarse. El problema viene cuando emites muchas facturas.
Necesitas una visión clara de tu facturación. Es por ello por lo que en Debitoor ofrecemos la opción de filtrar.
Si vas al apartado ‘Facturas’ verás que puedes sacar las facturas por fecha, eligiendo de qué periodo quieres que se muestren.
Pero también puedes filtrar más usando la barra de búsqueda en la parte superior. Puedes buscar por clientes e incluso por productos.
Si escribes el nombre de un producto te mostrará todas las facturas que incluyan ese producto. Así podrás ver la popularidad de tu producto.
Puedes hacer lo mismo si introduces el nombre del cliente. Comprobarás si tienes clientes recurrentes.
Al final del listado, puedes ver el número de facturas con ese criterio elegido, el importe total y el importe no pagado. Todo en segundos.
Gestiona la relación con tu cliente desde el móvil
Puedes crear facturas en segundos y enviarlas al momento desde la app de Debitoor para Android y iPhone. Pero su envío no se limita al e-mail.
¿Te comunicas con tu cliente por SMS, WhatsApp o Messenger? En ese caso, puedes enviarle la factura por cualquiera de esos medios si salir de Debitoor.
Para ello, una vez creada la factura, pulsa el icono ‘Compartir’. Elige entonces el método a usar para enviarla que prefiera tu cliente.
Esto no acaba ahí. Si pulsas en ‘Clientes’ y vas al perfil de uno de ellos verás que tienes contigo su información de contacto, y todas las facturas y presupuestos que le hayas emitido
Si pulsas en el teléfono puedes llamarle. Si pulsas en el e-mail, puedes escribirle. Y si pulsas en la dirección, puedes buscarla en Google Maps.
Además, toca en el icono ‘Más’ para sacar un extracto de cuenta con lo facturado, lo pagado y lo impagado. Prácticamente un CRM de clientes en tu teléfono.
Fotografía un recibo y deja que Debitoor incluya los datos
¿Te esperas a llegar a casa para escanear todos los recibos y subirlos a Debitoor? No hace falta, ahora puedes hacerle una foto con la app móvil.
La app cuenta con un escáner OCR que lee los datos contenidos en el tique o factura que tengas. De esta manera, no tienes que introducir los datos de manera manual.
Ahorrarás tiempo y tendrás todos tus gastos digitalizados en segundos.
Además, Debitoor cuenta con un sistema de autocategorización. Te sugiere la categoría del gasto que has registrado por si tienes dudas o no eres muy ducho en la materia.
Como ves, estos cinco trucos pueden ayudarte mucho a la hora de llevar tu contabilidad. Pruébalos ahora.
