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5 errores que puedes evitar con tu programa de facturación

Supongamos lo siguiente (y creo no ir errado): has contratado un programa de facturación o incluso un asesor, entre otras cosas, para que no tengas que lidiar (tanto) con la contabilidad de tu negocio.

Supongamos también que este - la contabilidad, pero también la facturación - no es precisamente el aspecto que más te apasiona de tu negocio ni, por tanto, ocupa el lugar más destacado de tu lista de tareas agradables.

No obstante (y esto ya no es una suposición, lo lamento), sabes perfectamente que la gestión contable de tu negocio es esencial para su éxito. Incluso aunque tengas contratado un asesor o uses un software de facturación y contabilidad tan afable como Debitoor, conviene que evites algunos errores frecuentes entre emprendedores.

5 errores que puedes evitar con tu programa de facturación

1. No añadir los gastos

Probablemente esto te suene: vas a la tienda, almacén o lo que sea de tu proveedor; tomas un almuerzo rápido con un cliente (potencial o potente, no importa); de camino a casa pasas a recoger un paquete de un proveedor, etcétera; y dejas el recibo o factura de la compra en algún lugar para su posterior registro.

Cuando esto sucede una y otra vez, puede que un día (por lo general próximo) te encuentres con una pila de recibos y facturas arrugados sobre tu escritorio para registrarlos. También puede que algunos se hayan perdido y ni siquiera lo sepas (o sí, para mayor desesperación).

Cómo prevenirlo: con las apps móviles de facturación te llevará menos de un minuto hacer una foto al momento de tener el recibo o factura en tus manos, con lo que lo tendrás registrado inmediatamente y adiós olvidos, desesperaciones y bienvenidas sean las desgravaciones (si se trata de una factura).

Añade gastos rápidamente usando la app para móvil de tu programa de facturación

2. No conciliar regularmente los pagos

Si bien tu asesor tiene tareas importantes como la presentación de impuestos y demás cosas de más intrincada enjundia, todavía hay algunas otras cosas que puedes hacer para que el proceso sea más rápido, más eficiente y te ayude a mantener una mejor visión general de tu negocio.

Cuando recibes un pago por una factura en tu cuenta bancaria, ese pago debe coincidir con el importe que marca la factura. En el proceso de conciliación, estás equilibrando tus cuentas, asegurándote de que lo que registras en tu contabilidad coincida con lo que ingresas en tu cuenta bancaria.

Al trabajar con una software de contabilidad que ofrece la conciliación bancaria automática, te ahorras tener que hacerlo manualmente, por lo que el proceso es más rápido y el margen de error menor.

Cómo prevenirlo: con Debitoor, ya que puedes subir el extracto bancario de tu cuenta y, al hacerlo, la aplicación vincula cada movimiento con su respectiva factura de venta o gasto automáticamente.

3. Usar el devengo cuando quieras efectivo (o viceversa)

El método de contabilidad utilizado por la mayoría de las empresas es el devengado o el efectivo. La contabilidad de efectivo no se refiere literalmente al papel moneda, ese que te palpas en el bolsillo o en la cartera, sino a cuando registras ingresos y gastos en tus cuentas.

Mientras que la contabilidad de efectivo significa que el pago se registra cuando el dinero cambia de manos, la contabilidad de devengo registra la transacción cuando se emite la factura, por ejemplo. Usar uno que no sea adecuado para tu negocio puede tener un impacto importante en tus impuestos, así como en tus informes financieros.

Cómo evitarlo: antes de comenzar con un software de facturación, infórmate un poco acerca de la contabilidad de efectivo frente a la contabilidad de devengo y decide cuál es la mejor para tu negocio. Un buen software de contabilidad - y Debitoor lo es - te dará la opción de seleccionar el mejor método para tu futuro.

4. No aplicar el tipo de IVA (o IGIC) correcto

Dependiendo del tipo de negocio, puede que estés lidiando con ventas de productos o servicios con diferentes tipos de IVA (o IGIC para nuestros usuarios canarios).

Cuando emites una factura a un clinete, es importante añadir el tipo de IVA (o IGIC) correcto por artículo. Es fácil olvidarse de aplicar el tipo adecuado, especialmente si estás haciendo una factura con artículos con distintos tipos.

Cómo prevenirlo: Guarda previamente el producto o servicio con su tipo de IVA (o IGIC) correcto, así cuando tengas que hacer la factura, solo tendrás que seleccionar el producto, que se introducirá en la factura sin errores.

5. Precios brutos y precios netos

Bruto significa que el precio del producto o servicio incluye el IVA (o IGIC); neto significa que el precio no incluye el IVA (o IGIC).

En ambos casos, el resultado final (el importe total) será el mismo. Es sólo una cuestión de dónde y cuándo se añade el IVA (o IGIC) en la factura.

Sin embargo, puede ser confuso si tienes el formato del precio de la factura en bruto y introduces el precio neto. Entonces sí que el importe final diferirá, crecerá la confusión en tu cabeza y nos escribirás por chat alarmado.

Cómo evitarlo: selecciona desde un principio el formato de los precios de las plantillas de factura. Por defecto, el formato está en neto. Pero no seas bruto y asegúrate antes, anda, vaya que lo hayas cambiado en un momento dado sin acordarte y el importe de la factura no te cuadre.