Quizás has visto que Excel y Word pueden servirte a la hora de llevar tu facturación. Y no lo niego, son gratis – o relativamente gratis ya que casi todo el mundo tiene esos programas en su ordenador –, y seguramente a estas alturas sabes más o menos cómo usarlos.
Sin embargo ¿pueden ofrecerte todo lo que un programa de facturación puede darte? Eso es otra historia porque, al final del día, no están pensados para emitir facturas.
Facturación de aspecto profesional sin ser experto
Si tienes un negocio sabes que tienes que hacer facturas, pero no necesariamente tienes que ser un experto en ello. Habrá normas sobre facturación que se te escapen o incluso no estés muy ducho a la hora de diseñar una factura.
1. Facturas en otros idiomas y otras divisas con un programa de facturación
Word y Excel son maravillosos como procesador de textos y como hojas de cálculo, pero su función principal no es emitir facturas, especialmente a otros países.
¿Y qué pasa si quieres facturar a alguien fuera de tus fronteras en otro idioma y en otra divisa? Bueno, pues que tienes que aprender su idioma o usar Google Translate y, por otro lado, comprobar la tasa de cambio de euro a, por ejemplo, francos suizos. Por no mencionar, que a lo mejor no sabes que la factura tiene que ir sin IVA.
Un programa de facturación como Debitoor te ahorra este quebradero de cabeza. Puedes traducir tu factura a varios idiomas, sin tener que hablar ninguno de ellos, y te realiza el cambio a otra moneda de acuerdo cambiar la tasa de cambio del día.
2. El diseño de tus facturas, aunque no sepas de ello
A la mayoría le gusta tener facturas, presupuestos y otros documentos que representen su marca. Sin embargo, no todos son capaces de sacar diseños que les convenzan.
Sí, Word y Excel tienen plantillas de factura pero editarlas se vuelve un infierno. Debitoor, por ejemplo, te ofrece la posibilidad de subir tu logo o incluir un encabezado y el sistema te asigna una serie de colores que casan con esa imagen, así como elegir entre distintas plantillas según tu gusto.
Tus datos seguros y tus facturas sin errores
Una de las mayores preocupaciones a la hora de afrontar la facturación es la pérdida de facturas o que haya errores en ellas, especialmente cuando lidiamos con la Agencia Tributaria. Y ahí, bueno, Word y Excel no son los mejores.
3. Un programa de facturación que evita la pérdida de datos
La base fundamental de un software para facturas es mantener la integridad de estas, es decir, que no se pierdan o desaparezcan. Por ello, ya sea en la nube o instalado, lo más importante es la seguridad.
Por supuesto, un programa de facturación online o en la nube te da un extra de seguridad, al tener un equipo detrás dedicado a mantener la seguridad, tanto en el acceso como en la pérdida de datos. Al mismo tiempo, si tu ordenador se estropea, siempre puedes acceder desde otro dispositivo. Pero si lo tuvieras todo en una carpeta, como te pasaría con Word o Excel, es probable que nunca vuelvas a ver esas facturas.
O incluso si cambias de ordenador o sistema operativo, tendrías que migrar toda esa información. La realidad es muy distinta cuando utilizas un software en la nube porque éste te valdrá como programa de facturación para Mac pero también para Windows, Linux o cualquier otro sistema.
4. El cálculo automático del IVA, el IRPF o el recargo de equivalencia
Todos cometemos errores. Es por ello por lo que existe la opción de Deshacer en Word o Excel o la goma de borrar en los lapiceros. Sin embargo, calcular el IVA en Excel es cuestión de crear una fórmula.
¿Pero qué pasa si tienes que hacer facturas a las Islas Canarias? Quizás no sepas que tienes que quitar el IVA. Un programa de facturación te solventa esos problemas. Te sale por defecto.
Lo mismo pasa si tienes que incluir una retención de IRPF o el recargo de equivalencia. Con un par de clics lo has hecho, no hay errores y no tienes que depender de fórmulas. Y, bueno, ya no te digo si tienes que hacerlo en Word, que todo depende de ti con la calculadora en la mano.
Más que facturación: presupuestos, albaranes, recurrentes
Cuando tienes un negocio las facturas no es lo único que emites. A veces, tienes que crear presupuestos y otras veces albaranes. O incluso tienes un grupo de clientes habituales y vendes por suscripción, en ese caso es la misma factura una y otra vez.
5. El cierre del proceso de venta con un programa de facturación
Lo que se conoce como el proceso de venta engloba acciones como la creación de presupuestos, albaranes o recibos de pago. Un programa de facturación te agiliza este proceso, pero con Word y Excel tienes que crear cada documento individualmente.
Por ejemplo, con Debitoor puedes crear un presupuesto, marcarlo como aceptado y convertirlo en factura. Posteriormente, con un par de clics puedes sacar un albarán a partir de la factura y cuando te cliente te la pague enviarle un recibo del pago. Fácil ¿verdad?
6. Poder automatizar la creación y envío de facturas
Es habitual en el sector servicios, sobre todo en negocios como catering a empresas, seguridad, gestorías y hosting u otras telecomunicaciones, que emitas cada cierto tiempo la misma factura al mismo cliente.
Puedes copiar y pegar en Word y Excel, pero tras un tiempo este proceso termina siendo un poco manual. En Debitoor, al igual que en otros programas para hacer facturas, puedes automatizarlo programando la creación y envío de facturas a tus clientes. Así, no tienes de qué preocuparte.
También contabilidad
La facturación está intrínsecamente relacionada con la contabilidad. Tener un control sobre tu negocio es mejor que no tenerlo. Puedes registrar todas tus ventas y gastos en un Excel, pero cuando el negocio empieza a crecer se vuelve una tarea complicada.
7. La posibilidad de que un programa de facturación contabilice
Con un software de facturación por lo general también tienes un módulo de contabilidad. De esta manera, puedes estar al día de tus ventas, de lo pagado, de lo impagado, de tus gastos y de tus impuestos.
Esto es fundamental a la hora de declarar el IVA, sobre todo si todavía no sabes cómo rellenar el modelo 303 de IVA trimestral.
Además, hay otros aspectos que tienes que contabilizar, como el recargo de equivalencia, entender los ingresos brutos de los netos, o incluso el redondeo por cambio de divisa.
