Llegado el momento, emprendedores y autónomos tienen que decidir en qué herramientas necesitan invertir (ya sea tiempo o dinero) para que estas les ayuden a conseguir el éxito de su negocio.
A parte de contar con un buen programa de facturación, hay otras muchas herramientas de las que un autónomo o emprendedor puede ayudarse para lograr conseguir las diferentes metas que se proponga.
Hoy vamos a proporcionaros una lista de tipos de herramientas que os pueden ayudar a lograr todo esto. ¡Allá vamos!
Herramientas para la gestión del tiempo y organización de tareas
El tiempo. Se trata de un recurso que es extremadamente valioso, especialmente en el caso de los emprendedores. Cuando tienes tantísimas cosas que hacer, saber administrar el tiempo del que dispones te ayudará a ser más productivo y, por tanto, a poder invertir el tiempo de manera más inteligente.
En cuanto a la organización de tareas, se trata de un concepto que va de la mano del tiempo. Tener un calendario y un horario bien marcado es fundamental. Y esto no es solo para ti, sino para que los que trabajan contigo sepan cuando estás disponible, cuando os podéis reunir, etc.
Por supuesto, hoy en día existen multitud de gestores de tiempo y tareas, por lo que tarde o temprano, tendrás que decantarte por uno u otro. ¿Cuáles son las características a valorar en estas herramientas? Seguramente este listado te sea útil:
- Sencillez en su uso e interfaz. No necesitas una herramienta que haga mil virguerías, lo que de verdad precisas es una herramienta fácil de utilizar y que te ayude a organizar tu tiempo y tareas.
- Que la herramienta sea online. Que este tipo de herramientas se encuentren en la nube es fundamental para su uso. De esta manera, nunca perderás la información que tengas almacenada en la nube y podrás acceder a dicha herramienta desde cualquier dispositivo. Lo cual nos lleva a nuestro último punto.
- Posibilidad de acceder a ella desde la app para móvil. O al menos, poder acceder a ella desde el móvil. Seguramente, te pases la vida corriendo de un sitio a otro, ¿qué menos que tus herramientas te acompañen a todos sitios?
Herramientas para la gestión de clientes
Puede ser que, si tienes un negocio pequeñito, te parezca que contar con una herramienta así no sea necesario. Pues bien, aunque no sea necesario para la supervivencia de tu negocio, puede aportarte mucho ayudándote a mejorar la relación con tus clientes y echarte una mano con la gestión de tus clientes y contactos.
Es importante que cuando pienses en gestión de clientes, entiendas bien de qué clientes hablamos. No se trata sólo de los clientes actuales: también deberás de tener en mente a los clientes "del pasado" y los potenciales. Estudiar a tus clientes te ayuda a entender el mercado, a poder segmentar a tu clientela, entendiendo mejor sus necesidades y encontrando nuevas oportunidades.
En función de lo amplia que sea tu cartera de clientes, necesitarás de herramientas más o menos complejas, como por ejemplo un CRM (del inglés Customer Relationship Management). Probablemente hacerse con una herramienta de gestión de clientes que sea escalable, es decir, que crezca con tu negocio y sus necesidades, sea una sabia decisión.
Herramientas para la comunicación
Tanto para la comunicación interna y externa, necesitarás buenas herramientas, especialmente si tu negocio empieza a crecer. Una buena comunicación con tus clientes en las que se denote tu profesionalidad y compromiso es clave para tu éxito.
Puede tratarse de herramientas para el envío de e-mails, gestión de llamadas, etc. También en este apartado, sería interesante incluir un buen manejo de las redes sociales como parte fundamental de tu estrategia de comunicación.
Herramientas para la gestión de proyectos
Muchas veces, este tipo de herramientas son bastante sofisticadas y ya incorporan herramientas de gestión de tareas. Dependiento del negocio que regentes y la complejidad de tus proyectos, estas herramientas te resultarán más o menos interesante.
Este tipo de herramientas te ayudan a ver las horas invertidas en las distintas tareas, la prioridad de estas, los diferentes hitos, los encargados de cada tarea, etc. En este caso, como ya hemos dicho, será importante tener en cuenta la complejidad de tus procesos (y de tus clientes).
Herramientas de almacenamiento y gestión de documentos
Por supuesto, dependiendo del tamaño y la industria de tu negocio, tendrás que trabajar con más o menos documentos. Pero el ser ordenado, que todo el mundo sepa donde está todo cuando lo necesitan, es siempre buena idea. Contar con herramientas para el almacenamiento de documentos, que faciliten que tú o tus empleados las encontréis, nunca estará de más.
Además, muchas de estas herramientas son gratuitas y sencillas de utilizar.
Herramientas para mantener la concentración
Aunque para algunos el tema de la concentración no sea algo que les cueste, hay otros a los que la falta de concentración les puede complicar la existencia. Es por esto por lo que existen una serie de herramientas y técnicas para ayudarte a mantenerte concentrado.
Una de las más célebres, se llama Técnica Pomodoro, en la que debes estar concentrado (y ser productivo) durante periodos de 25 minutos y entre periodos, tienes descansos de 5 minutos. Cada 4 "pomodoros" podrás descansar 10 minutos. Hay muchas páginas web y aplicaciones para el móvil que te ayudan a utilizar esta técnica.
Herramientas para llevar la facturación
Como ya sabes, hacer facturas es clave en el día a día del autónomo. Cuando uno utiliza un programa de facturación, no sólo necesita que éste sea sencillo y eficaz, sino que se adapte bien a él y las necesidades de su negocio. Una de las formas de adaptarse a un cliente (y a su creciemiento) es teniendo una API abierta para poder enlazar tus diferentes herramientas de gestión con tu programa de facturación.
¿Y tú? ¿Qué herramientas utilizas en el día a día de tu negocio?
