¿Qué programa de facturación necesitan los nuevos autónomos?

Es un dilema frecuente entre los nuevos autónomos: ¿me hago con un programa de facturación o voy tirando con Word, Excel o lo que sea?

Es una pregunta razonable, pues pocos autónomos empiezan con un capital suficientemente holgado para ir pagando las facturas sin mirar el importe.

La cuota mensual de autónomo, gastos frecuentes como el alquiler, la luz, el agua, internet (cuando se trabaja desde casa) o el alquiler de una oficina o espacio de co-working (cuando uno se lo puede permitir) suman una cantidad elevada cada mes.

Luego, es sensato no tomarse a la ligera la elección de un programa de facturación.

Los nuevos autónomos necesitan un programa de facturación sencillo

¿Qué has de saber como nuevo autónomo antes de elegir un programa de facturación?

La nueva ley de autónomos abre un nuevo abanico de facilidades para los nuevos autónomos.

No obstante, conviene recordar que esta ley no está todavía en vigor. Se aprobó en el Congreso y ahora está en el Senado. De ahí volverá al Congreso para su aprobación definitiva, por lo que, con el parón del verano, es posible que no se empiece a aplicar hasta finales de año o principios de 2018.

Una vez entre en funcionamiento, los nuevos autónomos han de saber lo siguiente:

  • La tarifa plana de 50 euros se amplía de 6 a 12 meses.
  • Si ya fuiste autónomo hace dos años, podrás beneficiarte igualmente (tiene que haber un periodo de inactividad de dos años entre el cese de la última actividad y la nueva alta).
  • Puedes deducirte hasta 26,67 euros diarios en el IRPF en concepto de manutención. Si es en el extranjero, hasta 48,08 euros.
  • De los gastos en agua, luz, electricidad y telefonía podrás deducirte hasta el 30% en el IRPF.

Otro aspecto que conviene saber - y que ya está en vigor desde 2015 - es que los nuevos autónomos pueden aplicar una retención del 7% del IRPF en las facturas que emiten durante los tres primeros años, lo que supone una mayor liquidez para su actividad (échale un vistazo a nuestro blogpost ¿Cuándo aplicar el 7% de IRPF a tus modelos de factura?).

Cómo un nuevo autónomo ha de elegir un programa de facturación

Las necesidades de facturación de un autónomo que empieza suelen ser modestas. Es por ello que, aparte del precio a pagar, que obviamente ha de ser asequible, conviene tener en cuenta los siguientes criterios:

  • Los modelos de factura han de cumplir con todos los requisitos de la normativa de facturación. Estos los puedes consultar en la página web de la Agencia Tributaria. Por lo general, un programa de facturación serio los tendrá siempre en cuenta.
  • Gastos. Como autónomo has de registrar los gastos relacionados con la actividad para que te puedas deducir el IVA o una parte del IRPF ante la Agencia Tributaria. Para ello, has de tenerlos documentados (adjuntar su factura correspondiente).
  • En la nube. Además de económicos, los softwares de facturación online o en la nube son más seguros y flexibles, pues al almacenar la información en la nube, puedes acceder desde cualquier terminal y no solo desde tu ordenador de trabajo.
  • App para móviles. Aunque se puede vivir sin ello, a nadie se le escapará que tener un móvil y poder llevar con él la facturación, hacer facturas, registrar gastos, etc., desde una app sincronizada con tu programa de facturación ayuda y mucho. Entre otras cosas, porque te libera de estar atado a un lugar fijo.
  • Diseñador de factura. Puede parecer un capricho, pero no lo es si tu intención es destacar entre la competencia. Se trata de sacar provecho de las plantillas de factura para fomentar tu marca: logo de tu negocio, personalización de elementos como los colores, el tipo de letra, imágenes en el encabezado, etc.
  • Emisión de presupuestos y albaranes. El presupuesto es muy común en la actividad de autónomos y empresarios, pues sirve para presentar una oferta a un cliente sobre tus servicios. Es, por tanto, una factura en potencia. El albarán es indispensable para aquellos que efectúan entregas. Y sí, estos también conviene diseñarlos.

Está claro que cada autónomo es un mundo y que, según su actividad, régimen fiscal de IVA o tipo de cliente, puede requerir de funcionalidades específicas. Aquí cito algunas:

  • Recargo de equivalencia. Es un régimen de IVA para pequeños comerciantes.
  • Criterio de caja. Aunque no ha tenido mucho éxito esta medida, miles de autónomos y empresarios están dados de alta en él. Es importante que tu programa de facturación lo contemple, especialmente si incluye el modelo 303 de IVA trimestral.
  • Retenciones del IRPF. Si tus clientes son profesionales o empresarios has de aplicar retenciones del IRPF (la retención es del 15%, pero como nuevo autónomo recuerda que puedes aplicar un 7%). No es el caso si tus clientes son particulares.
  • Facturas en otros idiomas. Conviene si tratas con clientes de otros países con otro idioma.
  • Facturas multidivisa. Si vas a comerciar fuera de las fronteras de la zona euro. Tus registros, ahora bien, han de ir en euros, pero puede que tengas que hacer tus transacciones en otra moneda.

¿Necesita un programa de facturación funciones de contabilidad para los nuevos autónomos?

La contabilidad de un autónomo es muy básica. Por lo que, en aras de la simplicidad, no hace falta ir en busca de un programa de contabilidad completo.

Esto, amén de más costoso, complica la vida de un autónomo. Además, los programas de facturación ya incluyen funciones contables como la conciliación bancaria o informes como la cuenta de resultados, por citar algunos ejemplos.

¿Y los modelos fiscales? Los más comunes (el modelo 303 de IVA trimestral y los modelos de IRPF 130/131) son fáciles de rellenar y tampoco ha de ser un requisito indispensable.

Con que el programa te permita exportar tu información de facturación en archivos de Excel será más que suficiente para cumplimentar esos informes.

¿Me dejo algo más? Puede que sí, pero creo haber señalado lo más importante.

Escrito por Javier LópezJavier López, 11 Julio 2017 en Fiscalidad e impuestos