Un programa de facturación no solo sirve para hacer facturas. Puede parecer una afirmación obvia, pero quizá no lo sea tanto para autónomos o empresarios que empiezan con su actividad.
Paradójicamente, al arrancar un negocio, lo primero que un emprendedor ha de empezar a registrar son los gastos en los que ha incurrido antes de emitir la primera factura. De ahí que un software de facturación no sólo deba contemplar plantillas de factura, sino también un módulo para contabilizar los gastos.
Por qué registrar el IVA soportado en un programa de facturación
El IVA soportado, por decirlo de una forma un poco rudimentaria, es el IVA que un autónomo o empresario paga en un gasto.
Por ejemplo, la adquisición de un ordenador por 1.210 euros, con un IVA al 21%. El IVA soportado sería esa porción del importe (210 euros) que el emprendedor ha pagado para comprar el ordenador.
A efectos de fiscalidad es conveniente siempre registar el gasto con el IVA desglosado. Pues puede que el comprador se lo pueda deducir fiscalmente.
Y no sólo a efectos de fiscalidad, sino también de contabilidad es recomendable, cuando no obligatorio, llevar un registro de las compras, donde aparezca claramente el importe correspondiente al IVA soportado.
Por qué registrar los gastos deducibles en un programa de facturación
A efectos de deducción fiscal, el IVA soportado puede pasar a convertirse en IVA deducible. IVA soportado e IVA deducible, aunque parecidos, no siempre coinciden: no todo IVA soportado es deducible, pues no todos los gastos son susceptibles de ser deducidos fiscalmente.
Para que un gasto pase a ser un gasto deducible, ha de cumplir, al menos, con los siguientes requisitos:
- Ha de estar relacionado con la actividad económica. Esto es, se ha de demostrar que ese gasto es imprescindible para el funcionamiento del negocio.
- Ha de ser demostrable: se debe guardar la factura (no sirve una factura simplificada o ticket).
- Ha de estar registrada contablemente en el correspondiente libro de IVA.
Por este último requisito, es siempre recomendable que un autónomo o empresario que usen un programa para llevar su facturación no ignoren la tarea de registrar todos los gastos relacionados con su actividad. Pues cuanto más rigurosos y estrictos sean en este aspecto, más fácilmente será su deducción a Hacienda.
Por último, para deducirse el IVA soportado de un gasto se ha de hacer constar al rellenar el modelo 303, la declaración fiscal de IVA que se presenta trimestralment a Hacienda.
