Para los más nuevos: nuestro programa de facturación tiene un módulo de contabilidad destinado, entre otras cosas, a registrar todos los gastos relacionados con la actividad.
El módulo de contabilidad está pensado para autónomos y pequeñas empresas y es, por así decirlo, muy básico: se trata de llevar, de manera ordenada, el registro del libro de gastos que todo autónomo y empresa está obligado a llevar.
Y por registro de un gasto entendemos:
- La fecha del gasto.
- El nombre o razón social del proveedor.
- La base imponible del gasto.
- La cuota tributaria de IVA y/o retención.
- La descripción o concepto.
- Una copia de la factura.
Cómo contabilizar una factura
En Debitoor, contabilizar la factura de un proveedor es muy sencillo. Tienes tres opciones:
- Generar un nuevo gasto y rellenar la informacón esencial (fecha, nombre del proveedor, importe, tipo de IVA, etc.).
- Subir el gasto con una foto de la factura. En tal caso, se refleja la fecha, el país del proveedor y el importe final.
- Enviarte el gasto por email.
En nuestra página de funciones de Debitoor, encontrarás toda la información sobre gastos.
Contabilizar una factura simplificada
La factura simplificada es lo que antes - e incluso ahora - se llamaba tickets. Registrarla en Debitoor no implica ningún procedimiento especial.
Se registra, simplemente, como un gasto más. Se recomienda, ahora bien, subir una copia del documento original.
Contabilizar una factura intracomunitaria de servicios
Las facturas intracomunitarias sí que requieren un tratamiento especial, en el sentido de que debe atenderse a sus particularidades fiscales (el conocido como IVA intracomunitario).
Ahora bien, con Debitoor el procedimiento no requiere mucha maña ni elevados conocimientos de fiscalidad. Solo hay que tener en cuenta un pequeño detalle: has de seleccionar el país del proveedor y la factura se registrará entonces como intracomunitaria.
Más información en: Cómo contabilizar una factura intracomunitaria con IVA en tu programa de facturación.
Contabilizar una factura rectificativa recibida
¿Has recibido una factura rectificativa de un proveedor por un abono? En tal caso, la forma de proceder del registro es parecido a la de un gasto.
Solo has de tener en cuenta lo siguiente: el importe del gasto lo tienes que poner en negativo. De esta manera, se registra como un abono o rectificación de un proveedor.
Contabilizar una factura con retención
Registrar una factura de proveedor con retención también es sencillo.
Solo has de prestar atención a lo siguiente:
- En importe tienes que poner la base imponible (el importe antes de impuestos).
- En tipo de IVA, elegir la opción Excl. y el tipo de IVA (21%, 10% y 4%).
- La retención la tienes que incluir en el espacio relativo a la retención en número absolutos (es decir, la cuota tributaria).
A continuación tienes un ejemplo por importe total de 212 euros y el 15% de retención.
La base imponible son 200 euros, la retención son 30 euros (el 15% de 200, que es la base imponible) y el IVA es del 21%.
Cómo contabilizar una factura de anticipo a proveedores
Si vas a pagar un anticipo a un proveedor has de registrarlo como si fuera un gasto.
Has de tener presente que los anticipos se deben facturar, por lo que tu proveedor está obligado a emitir una factura por dicho anticipo.
Por lo que al registrar el anticipo como un gasto, tienes que adjuntar la factura junto al gasto.
¿Y contabilizar un anticipo a un proveedor sin factura?
Los anticipos siempre deben facturarse. Esto es algo que debe saber tu proveedor, pero por si acaso...
Así que si pagas un anticipo al proveedor, el anticipo lo tienes que registrar como un gasto. Y recuerda pedirle a tu proveedor la correspondiente factura.
Respecto a la categoría del anticipo: es la misma que el servicio o producto. Por lo que si se trata de un anticipo por servicios de una empresa externa, has de usar la categoría correspondiente.
El plazo para contabilizar una factura recibida
La factura del proveedor es recomendable contabilizarla nada más recibirla. Como el proceso en Debitoor es sencillo, incluso con una foto desde el móvil basta.
A efectos de deducción del IVA, se recomienda también hacerlo dentro de su trimestre correspondiente y no cuando Santa Bárbara truena.
Contabilizar un descuento en una factura recibida
Si tu proveedor te ofrece un descuento en el servicio, este lo puedes registrar en el mismo gasto. Solo has de crear una línea para el descuento y con el importe negativo:
La categoría del descuento ha de ser la misma que la del tipo de servicio.
Contabilizar gastos sin factura
Por poder, se puede. Técnicamente, quiero decir. Solo tienes que clicar sobre Nuevo gasto e introducir el gasto.
Ahora bien, a efectos fiscales un gasto contabilizado sin su correspondiente factura no te lo podrás deducir.
Contabilizar una factura recibida con recargo de equivalencia
Si recibes de un proveedor una factura con recargo de equivalencia estarás tentado en desglosar el recargo de equivalencia, como si esto supusiera una obligación para ti.
Pues bien, no lo es. Es decir, no estás obligado a desglosarlo, pero eso no quiere decir que no lo tengas que contar.
Para ti, como cliente, el recargo de equivalencia supone un gasto más. Es lo que tiene estar dado de alta en el régimen especial de recargo de equivalencia: no tienes que hacer las declaraciones trimestrales de IVA (modelo 303), pero tampoco te puedes deducir el IVA de tus proveedores.
Para más información: Gastos con recargo de equivalencia: ¿cómo registrarlos en tu programa de facturación?
