Cómo enviar una factura con éxito con tu programa de facturación (y qué hacer para que no te ignoren)

El otro día un usuario nos preguntaba cómo podía saber si su cliente había recibido la factura.

Aunque nuestro programa de facturación muestra cuándo un cliente ha recibido la factura, el mecanismo no siempre funciona al cien por cien. ¿Qué hacer entonces? Muy sencillo: llamar al cliente.

Con un programa de facturación como Debitoor enviar una factura tiene un éxito asegurado

Cuándo enviar una factura con tu programa de facturación

Dependiendo del tipo de servicio, se suele enviar la factura o bien al terminar el trabajo o bien al recibir el pedido.

Para aquellos que trabajan por proyectos, es costumbre facturar anticipos o enviar facturas fragmentadas por cada entrega, a medida que avanza el proyecto.

Otros profesionales o empresas, por la periodicidad de sus servicios, envían facturas recurrentes cada semana, quincena o mes, según cómo lo hayan acordado con el cliente.

En resumen, no hay una ley o normativa que diga cuándo se ha de enviar una factura. Eso sí: la factura se ha de enviar sí o sí y debe quedar claro que si la fecha de las operaciones no coincide con la fecha de emisión, la primera se ha de hacer constar en la factura.

Encontrarás más información en nuestra página dedicada a las plantillas de factura.

Cómo enviar una factura con tu programa de facturación

Lo básico: mejor enviar la factura por email. Por correo postal ni hace falta ni es práctico.

Dicho esto, recomendamos lo siguiente:

  • Enviar la factura en un formato no editable para evitar manipulaciones. El formato por excelencia es el PDF, que es el que usa Debitoor para enviar facturas.
  • Llama a tu cliente para saber si la ha recibido. Debitoor te indica si el cliente ha abierto el email con la factura. Ahora bien, este sistema no siempre funciona si el servidor de email de tu cliente no responde a la señal del nuestro (cosa que puede ocurrir y ocurre a veces).
  • Usa una forma de cobro online. Ofreces mejor servicio y una manera más práctica y eficaz de cobrar. Recuerda que con Debitoor puedes ofrecer el pago online con SumUp (tarjeta), PayPal o GoCardless (domiciliación bancaria).
  • Personaliza el email. Con Debitoor puedes personalizar los mensajes que envías a tus clientes por email y guardarlo como predeterminado para los siguientes envíos.

Por último, conviene enviar la factura lo antes posible (si quieres que el cliente te pague antes). Con un software de facturación en la nube ya no hay excusa, especialmente, cuando cuentas también con una app para iPhone y otra app para Android, por si no estás en el despacho.

Escrito por Javier LópezJavier López, 17 Junio 2019