Un programa de facturación para autónomos: ¿qué debe tener?

Puede que este sea tu caso: has tomado la decisión (bastante sensata) de contratar un programa de facturación. Así es: cansado de las plantillas de factura de Word y Excel es hora de dar un salto a la profesionalidad.

Pero te sacude una idea. O más bien una preocupación: ¿Qué clase de programa de facturación necesito? ¿Se adaptará a las necesidades de mi negocio?

Un programa de facturas para autónomos ha de permitir hacer facturasen primer lugar

¿Qué he de tener en cuenta para elegir un programa de facturación para autónomos?

Primero de todo has de saber si como autónomo estás obligado a hacer facturas, porque puede que por el tipo de actividad no lo estés.

Por lo general, todo autónomo que lleve a cabo una actividad económica ha de emitir facturas. Ahora bien, siempre y cuando reúna los siguientes requisitos:

  • Que su cliente sea otro autónomo o empresario o la Administración pública (en este último caso hay que emitir una factura electrónica).
  • Que el cliente, aun siendo un particular, así lo solicite por fines tributarios.
  • Cuando se exportan bienes libres de IVA (salvo tiendas libres de impuestos).
  • Cuando se trata de operaciones intracomunitarias de bienes libres de IVA.
  • Para vender determinados bienes de instalación o montaje.
  • Para determinadas ventas a distancia y de bienes sujetos a impuestos especiales.

También puede que por tu actividad no estés obligado a hacer facturas sino a emitir tickets o facturas simplificadas. No debes confundirlo. Las facturas completas es a lo que se alude normalmente cuando hablamos de facturas a secas. Las simplificadas son lo que antes se conocía como tickets.

¿Qué debe llevar un programa de facturación para autónomos?

Esencialmente, y desde un punto de vista de la facturación, debe llevar lo siguiente:

  • Modelos de factura profesionales.
  • Facturas de abono.
  • Registro de gastos.
  • Presupuestos y albaranes (aunque no todos los autónomos necesiten albaranes).
  • Lista de clientes y proveedores.
  • Lista de productos o servicios

Esto es, por así decirlo, el esqueleto de todo software de facturación que se precie. Luego, adicionalmente, es deseable otros aspectos como:

  • Un diseñador de facturas para darle un toque más profesional a las facturas.
  • Conciliación bancaria.
  • Facturas recurrentes o periódicas.
  • Modelos fiscales, aunque esto último se puede subsanar si el programa permite exportar los datos de factura en archivos de Excel.
  • App para móviles o tabletas (muy cómodo para aquellos que no paran por la oficina).
  • Un módulo para trabajar con el asesor o gestoría.

¿Y contabilidad? Habida cuenta de que las obligaciones contables de los autónomos son muy laxas, la contabilidad no debe ser una preocupación. Te lo aclaramos en el blogpost: "¿Necesita un autónomo un programa de facturación con contabilidad?".

¿Importa el sector para elegir un programa de facturación para autónomos?

Lo primero que has de saber es que la normativa de facturación es igual para todos, con independencia del sector. Por lo que desde un punto de vista de la Agencia Tributaria, el sector no importa.

Ahora bien, sí importa desde un punto de vista comercial. Por ejemplo, puede que por tu actividad necesites llevar stock de productos o un módulo de proyectos, por poner ejemplos que afectan a determinados tipos de autónomos y que no todos los programas de facturación incluyen.

¿Puede un autónomo con un programa de facturación prescindir de un asesor o gestoría?

Los programas de facturación no suelen diseñarse con la intención de ahorrarse la contratación de un asesor o gestoría. Más bien al contrario: si está bien diseñado, incluirá un módulo para facilitarte el trabajo con tu asesor.

Algunos usuarios, erróneamente, esperan que un programa de facturación les ahorre la mensualidad de una gestoría o asesor. Los programas de facturación no son softwares todoterrenos que sirvan tanto para un roto como para un descosido.

Por muy completos que sean, el trabajo de un asesor o gestoría siempre será irreemplazable, por lo que conviene siempre que el programa de facturación facilite el trabajo conjunto.

Un programa de facturación para autónomos en las Islas Canarias

Si resides en las Islas Canarias sabrás que ahí opera el IGIG en lugar del IVA. Por lo que has de tener en cuenta que el software de facturación te permita hacer facturas con ese impuesto.

Encontrarás más información en: Un programa de facturación para las Islas Canarias.

Escrito por Javier LópezJavier López, 26 Diciembre 2018