No creo que sorprendamos a nadie con una afirmación así: un programa de facturación tiene como principal propósito hacer facturas, registrarlas y llevar el control del cobro.
Cuando la factura que se emite no se cobra al instante, sino que se expide bajo unas condiciones de pago a determinados días, esa factura pasa a ser una deuda que tu cliente ha contraído contigo.
En contabilidad se le llama a esta deuda y el derecho a cobrarla con el nombre de cuentas por cobrar.
Qué son las cuentas por cobrar
Lo dicho: son deudas que tus clientes tienen contigo. Por poner un ejemplo: envías una factura a un cliente con un plazo de pago a 60 días desde la fecha de expedición.
En tu registro contable, el importe de esa factura pasará a formar parte de las cuentas por cobrar. Y ahí seguirá hasta que el cliente no haya saldado la deuda.
Es como si le fiaras un crédito a un cliente al que no le quieres cobrar al momento (nada raro: muchas empresas siguen un modelo así).
Dónde se registran las cuentas por cobrar
Tomando como ejemplo el programa de facturación de Debitoor, las cuentas por cobrar se almacenan y, por tanto, se gestionan, en dos lugares:
- En el listado de facturas, donde puedes filtrar las facturas por impagadas y fecha de vencimiento.
- En el balance de situación, en el apartado de los activos.
Sobre el listado de facturas poco hay que añadir: basta con filtrar las facturas por impagadas o por fecha de vencimiento:
Respecto al balance de situación: recuerda que este expresa el estado financiero de tu negocio. Las deudas de tus clientes forman parte del activo, esto es, el conjunto de bienes y derechos de la empresa.
En este caso, las cuentas por cobrar son derechos de la empresa. De ahí que contablemente se deba registrar en el lado del activo.
Cómo evitar que las cuentas por cobrar se acumulen
Las cuentas por cobrar pueden ser un quebradero de cabeza si no se sabe gestionar correctamente. La deuda puede alargarse más de lo inicialmente pagado. Y eso, para la liquidez de una empresa, puede ser duro.
Las empresas deben afrontar deudas y obligaciones con terceros (pagos a proveedores, nóminas, devolución de préstamos, etc.), por lo que si la liquidez flaquea, el negocio entero se tambalea.
De ahí que desde Debitoor te recomendemos dos métodos sencillos para evitar que el asunto se vaya de madre:
1) Ofrece pagos online en las cuentas por cobrar (SumUp y PayPal)
Los métodos de pago online han supuesto una revolución en la forma de gestionar los pagos de los clientes.
No sólo ofrecen mayor comodidad y mejor gestión, sino que también - y sobre todo - mayor rapidez. Y lo tenemos comprobado: aquellos usuarios que ofrecen el pago online de sus facturas cobran un 10% más rápido con respecto al resto.
En Debitoor te ofrecemos tres modalidades de pago online:
- Por tarjeta de crédito gracias a SumUp.
- Por PayPal.
Estas plataformas las puedes integrar con el programa de facturación y gestionar mejor la facturación y, por tanto, las cuentas por cobrar.
2) Recordatorios para las cuentas por cobrar
Es un método al que no se suele recurrir. Aunque no entendemos por qué. ¡Con lo sencillo que es!
Un recordatorio desde Debitoor, por ejemplo, es algo sencillo. Eso sí: has de esperar, lógicamente, a que la factura haya vencido.
Hay hasta cuatro niveles de recordatorio, de más amistoso a más severo. Y sí, cada nivel también funciona.
