Un programa de facturación no sólo está diseñado para hacer facturas. Otro de sus cometidos es el de registrar todos los gastos relacionados con la actividad y documentarlos con su correspondiente factura, ticket, recibo, etc.
En eso, precisamente, consiste la facturación: en gestionar y documentar los ingresos y gastos de una actividad.
Y en eso ayuda un software de facturación: en saber hacerlo bien, ordenadamente; y de la forma más eficiente posible, esto es, sin que quite tiempo.
Gestionar los gastos desde el móvil de un programa de facturación
A diferencia de las facturas de ventas, que tenemos que hacer nosotros mismos (ya sea con ayuda o no de un programa de facturación), las facturas o recibos de gastos nos vienen hechas.
Esto obliga a tener que registrarlas en el programa de facturación e introducir, uno a uno, los datos de la factura: importe, datos del cliente, fecha de emisión, etc.
Para ahorrar tiempo, muchos programas de facturación - es el caso de Debitoor - ofrecen apps para móviles para poder subir un documento de gasto con una foto.
Esto permite, además, poder hacerlo sobre la marcha para evitar olvidos indeseables. Mejor fotografiarlo al momento y ahorrarse sustos.
La tecnología OCR para el reconocimiento de gastos en un programa de facturación
Subir la foto, no obstante, no nos librará del trabajo posterior de tener que ir picando los datos del gasto en la aplicación.
Por lo que, de disponer de tecnología OCR, los datos más fundamentales de la factura se leen automáticamente al cargar el documento en el programa (para más información, véase Acelera tu facturación de gastos con nuestra tecnología OCR).
Registrar gastos enviando un email a tu programa de facturación
Otra proeza de un software de facturación consiste en registrar un gasto, y su factura o recibo correspondiente, por email.
En Debitoor se trata de una de nuestra funcionalidades más antiguas (véase Envía por email todos tus gastos). Consiste en enviar por email la factura o recibo de gasto adjunto a la aplicación, introduciendo en el asunto el importe y la fecha.
Al recibirlo, el programa crea un nuevo gasto y registra los datos más importantes (importe, fecha de emisión y país de emisión).
Categorizar bien tus gastos en un programa de facturación
Aquí entramos en el terreno de la contabilidad: cualquier gasto que se registre ha de ir asociado a una categoría contable.
Esto también tiene importancia a efectos fiscales. Por ejemplo, los gastos relacionados con la manutención, que con la nueva ley de autónomos de 2017 serán deducibles en el IRPF (hasta 26,67 euros diarios).
Para que la Agencia Tributaria te acepte la deducción, estos deberán estar justificados, es decir, que deberán estar documentados con la factura o ticket.
Por lo demás, la categorización correcta (Debitoor te la sugiere al introducir la descripción del gasto) ayudará al programa de facturas a elaborar los informes contables (el balance de situación y la cuenta de resultados) de forma fiable.
Es en esa fiabilidad en la que podrás fundar una mejor toma de decisiones sobre tu negocio.
