Cómo es un programa de facturación sencillo

Cuando empiezas un negocio quieres que todo sea sencillo. Por tanto, optas por soluciones que te simplifiquen el trabajo, como, por ejemplo, un programa de facturación.

De este modo, el programa para hacer facturas debe ser también sencillo, fácil de usar y que no te suponga muchos quebraderos de cabeza. Al comenzar, bastante tienes con sacar adelante tu proyecto: encontrar clientes, conseguir un buen umbral de rentabilidad, o incluso estar con los pagos a tus proveedores.

Por ello, es bueno que tengas en mente una serie de factores a la hora de evaluar la sencillez de tu programa.

Dos personas creando una factura subidos a una escalera en vez de usar un programa de facturación sencillo

Una interfaz simple para un programa de facturación sencillo

Es muy común que cuando trabajas con un software nuevo y tienes que hacer facturas no sepas muy bien por dónde empezar. Dónde hacer clic. Qué pasos seguir.

Es por ello por lo que un programa de facturación debe ser intuitivo, es decir, que sea obvio y prominente. Esto se consigue a base de iconos que representan las acciones, botones destacados en ciertos colores y la colocación en la pantalla de los mismos.

Cuando estés evaluando un programa, fíjate si te ha costado mucho encontrar lo que necesitabas o lo has localizado de un simple vistazo.

Trabajar con un programa de facturación debe ser fácil

No se trata sólo de dónde hacer clic, sino de que no tengas que hacer muchos clics. Las acciones debe ser intuitivas pero también ser pocas. Por ejemplo, en Debitoor para crear una factura, debes hacer clic en ‘Facturas’ y luego en ‘Nueva facturas’.

Asimismo, si tienes que crear otros documentos relacionados, como albaranes o notas de crédito, o incluso convertir un presupuesto en factura, todo debería reducirse a un par de acciones. De esta manera, puedes acelerar el proceso de venta.

Comprueba que tu programa de facturación use un lenguaje sencillo

No todo el mundo es un experto en términos contables. Así que si quieres testar la sencillez de tu programa de facturación, asegúrate de que usa palabras claras, en definitiva, un lenguaje sencillo.

Por ejemplo, un buen programa de facturación debe usar términos como gastos en vez de egresos, categorías de gastos que conozcas o tenga mensajes de error entendibles. Al final, aunque no sepas cómo rellenar el modelo 303 de IVA trimestral, debes poder entender cuánto IVA has pagado y cuánto has cobrado.

Un programa que evita las fórmulas y te lo calcula todo

Sencillo no significa carente de automatismo. Tu software de ser capaz de realizar una facturación efectiva sin que tú tengas que realizar fórmulas matemáticas o usar una calculadora.

En este caso, te ayudará que las plantillas de facturas de programas como Excel, en el que tienes que generar las fórmulas y si cambias algo tienes que volver a escribirlas. Lo sencillo es que introduzcas qué porcentaje de IVA y recargo de equivalencia quieres sumar y el programa lo haga solo, o que señales que el descuento por línea es 10% y todo sea calculado sin problemas.

Escrito por Sergio Lozano ÁlvarezSergio Lozano Álvarez, 12 Julio 2019