Si tienes un negocio, puede que lo que más te preocupe sea vender. Vale, puede que te intereses por el medio ambiente, hacer un proceso de producción más justo o mejorar el ambiente en el lugar de trabajo. Sin embargo, al final, son las facturas las que pagan tus gastos.
Por ello, cuanto más vendas mejor. En Debitoor queremos mostrarte cinco pasos a seguir para mejorar el proceso de venta con un programa de facturación. Y, créeme, deberías seguirlos todos.
Crea tu presupuesto con un programa de facturación
Ya tienes un posible cliente, pero muchas veces antes de cerrar una venta tienes que asegurarte de que tu cliente estará de acuerdo con el precio y las condiciones. ¿Qué mejor entonces que un presupuesto?
No tiene ningún valor contractual, sino que es una manera de dejarle saber a tu cliente cuánto vas a cobrarle por el producto o servicio. Mi consejo es que cuanto más claro y más detallado mejor.
Por otro lado, recuerda que es preferible que incluyas el IVA en el presupuesto, así tu cliente sabrá exactamente lo que va a pagar. Finalmente, puedes enviar y marcar el presupuesto como aceptado por el cliente.
Genera un albarán desde un presupuesto con un programa de facturas
Una vez que tu cliente ha aceptado el presupuesto, lo siguiente es preparar el resto del papeleo. Sin embargo, es mucho más fácil de lo que parece con un programa de facturación.
Si vas a enviar la mercancía, deberás generar un albarán. Éste no tiene valor a efectos tributarios, pero sirve al comprador para comprobar que el bien recibido coincide con lo que se indica en el albarán.
En Debitoor, el programa de facturación, con un par de clics conviertes tu presupuesto en un albarán. Así ahorras tiempo.
Convierte tu albarán en factura usando Debitoor
Ya tienes tu albarán listo, ahora solo tienes que convertirlo en factura. Hacer facturas a partir de un albarán es cuestión de segundos. Por lo que prácticamente los puedes emitir al mismo tiempo.
Otra de las ventajas de usar un programa de facturación como Debitoor para convertir albaranes en facturas en vez de hacer facturas en Word y Excel, es la seguridad de que los datos son los mismos.
Asimismo, calculas correctamente los porcentajes de IVA, retención de IRPF o puedes añadir descuentos al momento sin complicadas fórmulas.
Si trabajas con facturas proformas, puedes convertir primero el albarán en proforma y luego convertirlo en factura completa con un clic. Por otro lado, si no necesitas de albaranes, puedes pasar tu presupuesto directamente a factura.
Ofrece pagos online para tus facturas
Ya has creado y enviado tu factura al cliente. Ahora es momento de que te la pague. Con un programa de facturación puedes vincular herramientas de pago online al envío de facturas.
De esta manera, el cliente recibe un e-mail y puedes cobrarle directamente por domiciliación bancaria, tarjeta de crédito o PayPal. La factura de venta se marcará entonces como pagada. Así te ahorras el tener que hacerlo tú.
Tus clientes te pagarán antes y tú verás el dinero en tu cuenta más pronto. De acuerdo a nuestros estudios, los usuarios de Debitoor que ofrecen pagos online cobran sus facturas hasta 14 días antes.
Recibos de pago o recordatorios de impago tras hacer facturas
Tras enviar la factura te pueden pasar dos situaciones: A) El cliente es muy majo y te ha pagado al momento. B) Tu cliente se ha olvidado de pagar.
En el primer escenario, enhorabuena, más dinero en el banco, pero puede que tengas que mostrarle a tu cliente que has recibido el cobro. Para eso están los recibos de pago.
Puedes crear uno en –adivina– cuestión de un par clics. Así ambos os quedaréis más tranquilos. Tú por tener el pago y el cliente por saber que su dinero ha ido a donde debía.
El segundo escenario, cuando el comprador no ha pagado, es menor alentador. Pero no hay que desesperarse, siempre le puedes enviar un recordatorio amistoso. Los programas de facturación te permiten emitir recordatorios y personalizar el texto para que sean más amables.
Siguiendo estos cinco pasos no sólo cierras el proceso de ventas, sino que además siempre llevas un estricto control del mismo y de tu facturación. Además, los puedes realizar en un pestañeo.
