Buena pregunta, ¿verdad? En apariencia, una comunidad de vecinos, que no tiene personalidad jurídica ni persigue fines lucrativos, no debería necesitar un programa de facturación.
Aunque esto, como veremos a continuación, no siempre es así. Veámoslo.
Cuando una comunidad de vecinos necesita un programa de facturación
Pues sí, resulta que a veces las comunidades de vecinos realizan actividades económicas como el alquiler de espacios comunes, ya sea el de una fachada para colocar un anuncio, el de un local de la comunidad o cualquier otro espacio.
En este sentido, la comunidad de vecinos está obligada a hacer facturas, pues estas actividades están sometidas a IVA, impuesto que se ha de declarar a Hacienda posteriormente (se ha de rellenar el modelo 303).
Además, si la comunidad de vecinos contrata los servicios de un profesional o empresa (fontanero, jardinero, etc.), estos deberán emitirle una factura, por lo que deberá registrarla.
Qué tipo de modelo de factura necesita una comunidad de vecinos
Por suerte para cualquier persona que deba llevar una facturación, el modelo de factura en este caso y en cualquier otro es el mismo para todos. Por lo que no hay que buscar plantillas ad hoc. Cualquiera que cumpla la normativa de facturación sirve.
Esto quiere decir, fundamentalmente, que ha de tener el siguiente contenido:
- Los datos fiscales de la comunidad de vecinos (nombre, dirección, NIF/CIF).
- Los datos fiscales del destinatario (nombre o razón social, dirección, NIF/CIF).
- La descripción del servicio (por ejemplo, alquiler de fachada para anuncio publicitario).
- El precio unitario del servicio.
- El tipo de IVA.
- Importe final desglosado, donde se aprecie la base imponible y la cuota tributaria, es decir, el importe antes de impuestos y la cantidad de impuestos que se le suma a aquella.
El IVA en la plantilla de factura de una comunidad de vecinos
El IVA por el alquiler de cualquier espacio común con fines profesionales es del 21%. Solo está exento de IVA el alquiler de un espacio que sea propiedad de la comunidad a un particular. Por ejemplo, el alquiler de la vivienda habitual del conserje.
Aplicar el IVA a una factura implica, obligatoriamente, presentar el modelo 303 cada trimestre, así como el resumen de IVA anual o modelo 390.
El IRPF en la facturación de una comunidad de propietarios
Siempre que una comunidad de propietarios tenga trabajadores a su cargo (conserje, jardinero, personal de mantenimiento, socorrista, etc.) habrá de aplicar retenciones en sus nóminas.
Esto no tiene nada que ver con las facturas que emite, pues hablamos de nóminas. Así que en caso de usar un software de facturación como Debitoor, debería contabilizar (tanto las nóminas como la retención de IRPF) en la sección “Gastos”.
Además, como comentábamos antes, si contrata los servicios de un profesional o empresa, deberá registrar las facturas y declarar las retenciones que se le aplican (sí, la factura a una comunidad de propietarios va con retención).
Tantos por las retenciones que aplique a las nóminas de sus trabajadores como por las retenciones que le han aplicado en las facturas otros profesionales deberá presentar el modelo 111 de manera trimestral.
Y al igual que el modelo 303, el modelo 111 también tiene su resumen anual: el modelo 190, que se debe presentar en enero del año siguiente.
¿Cuándo tiene que presentar el modelo 347 de operaciones con terceros una comunidad de vecinos?
Las operaciones con terceros, esto es, los servicios que otras empresas o profesionales prestan a la comunidad de vecinos, también se deben declarar a Hacienda, siempre y cuando superen en conjunto los 3005,06 euros anuales.
Estas operaciones - que en caso de usar un programa de facturas como Debitoor se deben registrar en “Gastos” - se declaran presentando el modelo 347 una vez al año, entre el 1 y el 28 de febrero.
Es importante que cualquier comunidad de vecinos cumpla con esta parte de sus obligaciones fiscales, pues la Agencia Tributaria lleva tiempo estrechando el cerco a empresas y profesionales que prestan servicios como mantenimiento, albañilería, etc., a comunidades de vecinos sin declararlas luego.
Hay que recordar que la comunidad de vecinos, al no declarar esta clase de operaciones, estaría cometiendo una infracción tributaria.
Por cierto: los únicos servicios que no se deben declarar son los contratos de suministros como el agua, el gas o la luz de uso comunitario y los seguros del edificio.
