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Trucos para ahorrar tiempo al usar tu programa de facturación

Contar con un programa de facturación que te ayude con la gestión de tu negocio ya supone ahorrar tiempo todos los días.

Sin embargo, la práctica hace al maestro y en Debitoor si conoces bien nuestras funciones, y algún que otro truco, ahorrarás aún más tiempo.

Ahorrar tiempo con tu programa de facturación

Por supuesto, muchos de los trucos y funciones te sonarán, pero otros, seguramente nunca hayas oído hablar de ellos y te ayudarán con el día a día de tu negocio. Te lo contamos todo a continuación.

Envía facturas a varios correos a la vez

En ocasiones nuestros usuarios nos contactan preguntando si es posible enviar la factura a la vez a dos (o más) direcciones de e-mail a la vez. Pues bien: es posible.

Esta función te resultará extremadamente útil si tu cliente, por ejemplo, te pide que le envíes la factura a él y a su departamento de contabilidad.

¿Qué debes hacer para poder enviar la factura a varios correos a la vez? Simplemente entra en la ficha del cliente y en el campo "E-mail", deberás separar los e-mails con comas:

La ficha de tu clientes en tu programa de facturación

Si se trata de algo puntual y no quieres que todas las facturas se envíen a este e-mail secundario, también puedes añadir este segundo e-mail cuando vayas a enviar la factura al cliente:

Envia tu factura a dos e-mails a la vez con tu programa de facturación

Por supuesto, podrás hacer esto no solo con las facturas, sino con los presupuestos, albaranes y facturas proforma.

Da acceso a tu asesor

Dar acceso a tu asesor facilitará tus tareas. Para ello tan solo deberás ir a la sección de Contactos y hacer clic en Asesor y seguir los pasos que veas en la pantalla.

De esta manera tu asesor podrá descargase en Excel o .CSV la información referente a facturas, rectificativas, otros gastos, clientes, proveedores, etc. También tendrá acceso a los documentos de tu cuenta y podrá crear nuevos o editarlos.

Seguramente te interese leer más sobre qué ve (y qué no) tu asesor en tu programa de facturación.

Personaliza las plantillas de e-mail

¿Te gustaría cambiar el tono de voz con el que te diriges a tus clientes? Puedes hacer esto automáticamente cambiando el texto que aparece en las plantillas de email.

Las plantillas las encontrarás en Configuración > Plantilas de e-mail. Podrás hacer los cambios que quieras en estas y te aparecerán cada vez que envíes una factura, proforma, presupuesto o factura rectificativa a tu cliente.

Utiliza facturas recurrentes

¿Facturas a un mismo cliente cada cierto periodo de tiempo? En ese caso, esta funcionalidad te interesa. No te dediques a copiar facturas, si no programa facturas recurrentes.

No tienen por qué emitirse de manera automática: tú decides. Ve a Facturas > Recurrentes y haz clic en Nueva factura recurrente. Programa la frecuencia de envío de la factura, la duración y después, en Opciones de envío puedes elegir entre "Enviar factura automáticamente" o "Crear proforma, enviar manualmente".

Si eliges la primera opción, la factura se enviará de manera automática a los clientes en la fecha que tú elijas. Si por el contrario, escoges la opción "Crear proforma, enviar manualmente", la factura se te creará como proforma y se guardará en la pestaña de facturas. Después, podrás hacer los cambios que tú quieras, terminarla (o no) y enviársela a tu cliente.

Encuentra los gastos impagados

Este último truco te será muy útil. Como ya sabrás, en Debitoor cuando quieres saber si un gasto ha sido pagado o no, tienes que consultar el listado de gastos.

Los gastos impagados aparecerán con el importe que queda por pagar entre paréntesis, debajo del mismo importe.

Sin embargo, si quieres ver de un vistazo todos los gastos que tienes pendientes por pagar, puedes hacer esto escribiendo "Impagado" en la barra buscador:

Gastos impagados en tu programa de facturación

De esta manera, podrás ver todos los gastos pendientes de pago.

¿Y tú? ¿Qué trucos utilizas en Debitoor para ahorrar tiempo?