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Registrar la diferencia de cambio en tu programa de facturación

En Debitoor nos enorgullece saber que los usuarios de nuestro programa de facturación pueden facturar a sus clientela internacional gracias a funcionalidades como el facturar en otras divisas y en otros idiomas.

Pero es cierto que, en ocasiones, el facturar en otra divisa puede conllevar algo de confusión entre nuestros usuarios: estamos hablando de las diferencias de cambio provenientes de la facturación en otra moneda.

Pues bien, hoy vamos a hablar de esas diferencias de cambio y cómo registrarlas en Debitoor.

Registrar la diferencia de cambio en tu programa de facturación

Una diferencia de cambio es una pérdida o ganancia derivada de una fluctuación en el tipo de cambio de una moneda, que puede ser observada tanto en compras como en ventas.

La diferencia de cambio puede ser una ganancia o pérdida para la empresa. Específicamente, después de una fluctuación en el tipo de cambio de una moneda, una empresa recibe más o menos dinero de lo esperado.

Si a una empresa se le paga una cantidad superior a la facturada como resultado de una fluctuación en el tipo de cambio, se denomina diferencia positiva de cambio o ganancia cambiaria. Si por el contrario, a una empresa se le paga menos del monto facturado, esto se conoce como diferencia negativa de cambio o pérdida cambiaria.

Ejemplo de diferencia de cambio

Vamos a poner un ejemplo para que todo esto quede más claro.

Una empresa emite una factura a un cliente cuya importe total a pagar es de 20 £ (libra esterlinas). El día de emisión de la factura, el tipo de cambio es de 1 € = 2 £.

El día que el cliente paga la factura, el tipo de cambio ha fluctuado a 1 € = 4 £ . Sin embargo, el cliente paga la cantidad indicada en la factura, es decir, 20 £.

Como el tipo de cambio ha cambiado y la libra se ha depreciado, las 20 libras no tienen el mismo valor el día de la emisión de la factura que el día del cobro de la misma.

Específicamente, en la fecha de emisión de la factura, 20 libras esterlinas ascendían a 10 euros. El día del pago, 20 libras esterlinas equivalen a 5 euros.

Como resultado, la compañía se enfrenta a una diferencia negativa de cambio.

Cómo contabilizar una diferencia de cambio en Debitoor

Hay dos formas de contabilizar una diferencia de cambio en Debitoor. El procedimiento a seguir depende de cómo vincules tu factura a su correspondiente pago:

  • Si agregas el pago manualmente a la cuenta de Caja desde la factura.
  • Si vinculas la factura a un pago ya existente en una de las cuentas de la pestaña Banco.

Registrar una diferencia de cambio cuando registras el pago en la cuenta de caja

Aquí te contamos cómo contabilizar una diferencia de cambio si ingresas los pagos de tus facturas manualmente y los registras en la cuenta de caja.

Pérdida cambiaria al registrar el pago en la cuenta de caja

Si la cantidad recibida es menor que la cantidad facturada, nos estamos enfrentando a una pérdida cambiaria.

Desde la factura en cuestión, haz clic en Cobrar factura:

Marca tu factura como cobrada en tu programa de facturación

Introduce la cantidad que te ha sido pagada. Por defecto Debitoor te sugerirá la cantidad total en euros, incluso si emitiste tu factura en libras esterlinas o cualquier otra moneda.

Como se trata de una pérdida cambiaria, la cantidad que ingreses será menor que la cantidad facturada. El software detectará que esta cantidad no cubre la factura por completo y te sugerirá que registres la diferencia entre la cantidad recaudada y la facturada como un gasto.

Selecciona la categoría de gastos para su pérdida de divisas

"¿Es un gasto el % restante?" Haz clic en y luego puedes seleccionar como categoría de gastos Ajustes financieros, y hacer clic en Guardar.

Por lo tanto, se creará un gasto correspondiente a la pérdida de cambio, y tu factura quedará marcada como completamente pagada.

Ganancia cambiaria al registrar el pago en la cuenta de caja

Si la cantidad pagada por el cliente es mayor que la cantidad facturada, estamos ante una ganancia cambiaria.

Desde la factura en cuestión, haz clic en Cobrar factura. Dado que no es posible guardar una cantidad pagada superior a la facturada, simplemente haz clic en Guardar.

Luego deberás calcular la ganancia de intercambio. Es muy sencillo hacer este cálculo:

Ganancia cambiaria = Cantidad recibida - Cantidad facturada

Una vez hayas calculado la ganancia cambiaria, deberás registrarla como otro ingreso.

Para ello ve a la pestaña de Facturas > Otros ingresos y haz clic en Nuevo ingreso.

Luego rellena el importe, el nombre del cliente y escribe en la descripción algo similar a "Ganancia cambiaria":

Registra tu ganancia cambiaria

Podrás vincular este ingreso a un pago creado manualmente.

Registrar una diferencia cambiaria cuando registras el pago por Banco

El procedimiento para contabilizar una diferencia de cambio en Debitoor es diferente si importas tus extractos de cuenta al programa o si tienes tu cuenta bancaria conectada con Debitoor.

Pérdida cambiaria al registrar el pago por Banco

En este segundo caso, para registrar una pérdida cambiaria en Debitoor, entra en la factura en cuestión y haz clic en Cobrar factura. Luego selecciona la cuenta donde está el pago y haz clic en ese pago.

Dado que la cantidad pagada es menor que la facturada, nuestro programa de facturación te ofrecerá la opción de registrar directamente la pérdida como un gasto. Haz clic en y selecciona la categoría Ajustes financieros. Luego guarda estos cambios. Se creará automáticamente un gasto correspondiente a la pérdida por cambio, y la factura se marcará como pagada.

Ganancia cambiaria al registrar el pago por Banco

Para contabilizar la ganancia cambiaria en este caso, haz clic en Cobrar factura. A continuación selecciona la cuenta donde se encuentra el pago, luego el pago correspondiente al importe sobre la factura y haz clic en Guardar.

Seguidamente deberás vincular el resto del pago a otro ingreso. En la pestaña Banco, haz clic en el pago que ya está parcialmente vinculado a la factura. Luego haga clic en Más > Otros ingresos.

Se abrirá una nueva ventana que te permitirá crear los ingresos correspondientes a la ganancia cambiaria. Solo tendrás que añadir la descripción y hacer clic en Guardar.