Esto ya es un clásico: durante la primera mitad del año, algunos usuarios despistados nos escriben porque han tenido algún problema con la numeración de sus facturas.
Y no es porque nuestro programa de facturación se haya vuelto loco y haya decidido, por iniciativa propia, cambiar los números de las facturas o alterar arbitrariamente la numeración, para darle vidilla a la cosa.
En todos estos años que llevamos operando en el mercado no hemos registrado ningún problema de este tipo, pero sí hemos detectado algunas negligencias por parte de nuestros usuarios que comentamos a continuación.
Cómo numerar correctamente las facturas
Hace tiempo que publicamos un artículo bajo el título: La serie numérica en un modelo de factura.
En dicho artículo respondíamos a algunas dudas sobre la serie numérica de las facturas. Su contenido decía así, de manera resumida:
- Conviene cambiar la serie numérica al empezar el año fiscal (1 de enero).
- Cada actividad ha de llevar su propia serie numérica.
- No se pueden hacer series numéricas por clientes.
- Tampoco se puede cambiar la serie numérica cada mes.
- Las facturas proforma van sin numerar (o, al menos, no pueden numerarse siguiendo la serie regular de las facturas finales).
- Las facturas rectificativas siguen una serie numérica distinta.
Se trata de recomendaciones generales, aplicables en cualquier circunstancia y no sólo para aquellos que usan softwares para hacer facturas.
Sobre estos últimos y, sobre todo, sobre Debitoor, nos encargamos ahora.
Cómo mantener correctamente numeradas las facturas en tu programa de facturación
Una vez señalado cómo se pueden numerar (y cómo no) las facturas, te indicamos a continuación lo que debes saber para evitar que se altere la serie numérica.
Son unas recomendaciones breves, que no exigen estudio ni memorización. Simplemente, hay que prestar algo de atención:
Cambia la serie numérica al empezar el año (pero solo una vez)
Hay algo que no hemos mencionado hasta ahora, quizá porque lo damos por sabido. Pero, por si acaso, lo remarcaremos bien (para que luego no se diga):
La serie numérica ha de ser siempre correlativa.
Esto es lo que menciona el reglamento de facturación en el artículo 6.1.
Pues bien, cumplido este requisito, cada año recordamos a todos nuestros usuarios que deben cambiar la serie numérica. Y lo hacemos insistentemente por newsletter, mensaje interno, chat, tierra, mar y aire.
Y sólo deben hacer eso, ya que, al cambiar la serie numérica, el programa asigna automáticamente el número correlativo a las siguientes facturas.
Lamentablemente, hay clientes que ignoran esos mensajes y empiezan el nuevo año siguiendo la misma numeración que la del anterior. ¿Qué se puede hacer entonces? En primer lugar, consultar una solución con tu gestoría. Y, luego, escribirnos para encontrar la solución más óptima.
No crees más de una serie o subseries
Nuestro software de facturación solo permite gestionar una actividad por cuenta, por lo que no es posible llevar series paralelas por actividad, marca o lo que sea.
Si tienes que llevar más de una actividad tendrás que abrirte una cuenta adicional, con otro email (una cuenta por actividad). En tal caso, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos.
No alteres la serie numérica cuando te hayas equivocado en una factura
Hay usuarios que cuando se equivocan en una factura deciden cortar por lo sano: eliminar la factura, hacer una factura nueva y aquí paz y después gloria.
Hay que tener en cuenta que esta práctica - eliminar facturas - no está permitida en España y puede ocasionarte problemas con la Agencia Tributaria.
Aun así, y pese a la nota informativa que les aparece, eliminan la factura y aquí aparece un problema: un salto en la serie numérica.
¿Qué hacer entonces? En primer lugar, no eliminar la factura. En nuestra Guía te enseñamos cómo cancelar una factura. A ese artículo nos remitimos.
Si, aun así, has eliminado la factura, ten en cuenta que la factura eliminada ya no se puede recuperar. No obstante, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a buscar una solución.
