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Tu programa de facturación y contabilidad

Cómo cancelar una factura emitida

Errar es humano. Puede que le envíes una factura a un cliente y te des cuenta de que había un error, o que sea el cliente el que te lo diga y te pida que la cambies.


En principio, las facturas emitidas se consideran como definitivas pero como todos nos equivocamos para eso existen las notas de crédito.

Qué es una nota de crédito

Si has de cancelar una factura emitida es necesario crear una nota de crédito. Esta es un documento legal utilizado para abonar facturas emitidas y le asigna el siguiente número de la serie.

Mano con rotulador haciendo un esquema para corregir una factura

La nota de crédito muestra un valor negativo al de la factura. Es decir, que si facturaste 100 euros a un cliente y necesitas eliminar la factura, la nota de crédito contradice esos 100 euros, para así evitar que la contabilidad sea errónea. En otras palabras, abonas la propia factura que emitiste para así cuadrar tus cuentas.

Al mismo tiempo corrige que no haya saltos ni huecos en el número de facturas. Por ello si la factura que emitiste es el número 25 y creas una nota de crédito, ésta contará con el número 26 y la factura correcta será el número 27.

Tienes que saber que según la vigente ley es ilegal reutilizar el número de factura, incluso si la has abonado con una nota de crédito.

Ejemplo de cancelación de una factura

Supongamos que eres la Empresa 1 y le envías una factura a la Empresa 2. Esta última te contacta para decirte que la factura no es correcta y debe ser cambiada.

Cuando las dos partes estáis de acuerdo, la Empresa 1 envía una nota de crédito a la Empresa 2 con el importe de la primera factura. De esta manera, la nota de crédito contará con el siguiente número de factura y en el caso de que se emita una nueva factura llevará el número consecuente.

¿Se aplica a las facturas proforma?

Al no ser facturas definitivas, o sea emitidas, no es necesario crear una nota de crédito cuando quieras corregir o cancelar una proforma.

En el momento en el que conviertas la proforma en una factura completa, es de obligado cumplimiento que la abones mediante la nota de crédito.

Factura rectificativa y nota de crédito

Es importante que sepas que la factura rectificativa no equivale a la nota de crédito. La rectificativa es un tipo de factura distinto; es un documento que se utiliza para corregir errores en una factura anterior.

La diferencia radica en si has liquidado el IVA o no. Es decir, si la factura errónea no pertenece a otro trimestre, puedes enviar una nota de crédito.

En el caso de que lo hayas liquidado, pertenece a otro trimestre; deberás enviar una factura rectificativa. De esta manera, Hacienda te devolverá el IVA que hayas pagado o cobrado.

Asimismo, la factura rectificativa lleva una numeración distinta de la ordinaria, por lo que se deben catalogar aparte.

Cuando creas una factura y necesitas cancelar tienes que ser consciente de que existe una serie de límites legales. En el caso de que la canceles deberás abonarla con una nota de crédito para que no haya saltos ni huecos en la numeración.

Si usas algún programa de facturación o plantillas de facturas podrás ver que puedes reutilizar el mismo número de la factura errónea. Esto es ilegal, por lo que tendrás que añadir la nota de crédito con el número correlativo al de la factura emitida, como se ha explicado anteriormente.

Muchos de los programas de creación de facturas permiten la opción de eliminar facturas ya emitidas y así utilizar el número de las mismas. Pero te advertirán que, de acuerdo a la ley, debes crear una nota de crédito; de lo contrario, estarás incurriendo en un error fiscal.

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