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La serie numérica en un modelo de factura

Hay ciertos aspectos en los modelos de factura que traen de cabeza a muchos autónomos y empresarios.

Uno de ellos es el de la serie numérica, cuya importancia muchos (también muchos usuarios de Debitoor, nuestro programa de facturación) no acaban de ver o entender.

Numerar bien tus facturas no es un juego

La Agencia Tributaria dice respecto al contenido de las facturas que la numeración "dentro de cada serie será correlativa".

Se trata de una frase que no genera ninguna duda: después del 1 ha de ir el 2, después del 2 el 3, y así sucesivamente.

Lo que, sin embargo, sí genera dudas y muchos errores son los supuestos para crear series numéricas y otros aspectos no menos importantes sobre el número de factura que comentaremos a continuación.

1) Al cambiar el año fiscal, ¿he de empezar siempre la nueva serie numérica por el número 1?

Muchos usuarios nos escriben porque, según ellos, su gestoría o asesor les ha dicho que al empezar el nuevo año fiscal la serie numérica ha de empezar por el número 1.

Pues bien, eso es falso. No hay ninguna norma de facturación que diga que la serie numérica del nuevo año fiscal deba empezar por 1.

Es más, en Debitoor siempre recomendamos, al empezar el año, cambiar la serie numérica de las facturas por un número que indique el año fiscal en curso (170001 o 20170001).

Entre otras cosas, porque eso ayuda a llevar un mejor orden de las facturas por año fiscal. Y porque, además, Hacienda sí que permite cambiar la serie numérica al comenzar el nuevo año.

2) Dos actividades, ¿misma serie numérica?

Si uno lleva a cabo dos o más actividades económicas, no puede mezclarlas en una misma serie numérica. Las facturas correspondientes a cada una de las actividades ha de seguir su propia serie.

Esto no quiere decir, por ejemplo, que ambas series no puedan empezar por el mismo número (170001, por ejemplo). Lo único que quiere decir es que no se mezclen las facturas de las distintas actividades. Esto es, que las facturas de la actividad A no se mezclen con las emitidas para la actividad B.

3) Una serie numérica por cada cliente, ¿es posible?

No es posible. A veces hemos recibido consultas de usuarios que quieren llevar una serie numérica por cada cliente.

Ni es posible con Debitoor ni está permitido por la Agencia Tributaria.

4) Una serie numérica por mes, ¿se puede?

Tampoco. La serie numérica la puedes cambiar el empezar el nuevo año, pero no al comienzo de cada mes.

5) ¿Se puede numerar una factura proforma?

Las facturas proforma no tienen validez fiscal y contable, por lo que no deben ir numeradas. Si uno quiere ponerle un número puede hacerlo, pero al convertir esa factura proforma en factura final, el número de esta ha de seguir el orden correlativo de la serie numérica.

6) La serie numérica en una nota de crédito o factura rectificativa

Al crear una nota de crédito, esta ha de seguir la numeración de la serie como si fuera una factura más. No se le puede aplicar una serie numérica distinta.

Sin embargo, cuando se trata de una factura rectificativa, sí que debe seguir una serie independiente a la del resto de facturas ordinarias.