Plantilla de factura para cursos de idiomas

¿Es esta tu situación (o similar)?: Vas a empezar a dar clases de idiomas y de algún modo has de cobrar a tus alumnos. Para hacerlo de forma legal, has de emitir una factura. No obstante, antes de ponerte a buscar una plantilla de factura, conviene plantearte la siguiente pregunta:

  • ¿Vas a dedicarte a tiempo completo o se trata de una actividad puntual?

Esta pregunta es importante, porque su respuesta determinará si realmente necesitas hacer facturas y, por tanto, darte de alta como autónomo.

Las clases de idiomas son servicios sin IVA.

¿Cuándo sé que necesito una plantilla de factura para cursos de idiomas?

Tienes que tener claro dos cositas, tanto si te vas a dedicar a tiempo completo a dar clases de idiomas como si lo vas a hacer de forma puntual:

  • Para la Agencia Tributaria y la Seguridad Social dar clases de idiomas es una actividad económica y profesional, por lo que has de darte de alta de autónomo.
  • Ambos organismos (pero sobre todo la Seguridad Social) no distinguen entre una actividad puntual o parcial y una actividad habitual o a tiempo completo.

Conclusión precipitada: has de darte de alta como autónomo sí o sí y pagar las cotizaciones mensuales y hacer tus declaraciones trimestrales de impuestos (IVA y/o IRPF).

Conclusión meditada: si te vas a dedicar de forma puntual o parcial, tienes la opción de facturar a través de una cooperativa de trabajo (averigua más en "¿Es posible hacer facturas sin ser autónomo?").

Conclusión equivocada: lo hago como sea y sin informar a Hacienda ni a la Seguridad Social, por lo que lo hago en negro.

Ya ves: tres conclusiones para un mismo caso. La última no merece comentario, ya que desde aquí no vamos a animar a nadie a saltarse la ley, por muy mal que esté hecha. La conclusión meditada es la ideal si te vas a dedicar a dar clases de forma puntual e incluso parcial.

¿Qué pasa si mis ingresos como profesor de idiomas son bajos? ¿He darme de alta de autónomo también?

En España, la legislación no tiene en cuenta lo que se conoce como autónomos con ingresos bajos, es decir, profesionales que ganan por debajo del salario mínimo interprofesional (SMI). Es cierto que ha habido ya tres sentencias judiciales sobre el caso, y las tres sentencias se han puesto del lado del autónomo cuyos ingresos no superaban el SMI.

Sin embargo, el legislador no ha introducido todavía los cambios pertinentes en la legislación, por lo que la Seguridad Social, que es el organismo que gestiona las altas de los trabajadores autónomos (a través del RETA, siglas para Régimen Especial de Trabajadores Autónomos), barre para casa.

Lo que quiere decir: que sea cual sea tu situación o ingresos, te dirá que has de darte de alta como autónomo. Lo de la Agencia Tributaria es otra historia, que no afecta a lo de la Seguridad Social ni le afecta dichas sentencias (si te interesa el tema, puedes leer nuestro artículo "Autónomos con ingresos bajos").

Eso sí, al darte de alta en la Agencia Tributaria tendrás que hacerlo también en el Impuesto sobre Activiades Económicas y elegir el grupo 826 ("Personal docente de enseñanzas diversas, tales como Educación Física y Deportes, Idiomas, Mecanografía, preparación de exámenes y oposiciones y similares".).

La plantilla de factura para cursos de idiomas: ¿con IVA o sin IVA?

Una vez resueltas las cuestiones burocráticas, la pregunta es la siguiente: ¿He de aplicar el IVA en la factura?

La ley del IVA señala que los servicios educativos - y dar clases de idiomas se considera tal - están exentos de IVA. Ahora bien, siempre y cuando estén reglados. En otras palabras, que estén homologados por el Ministerio de Educación.

Las clases de idiomas es un caso de facturación exenta de IVA. Y esto has de reflejarlo en la factura del siguiente modo: "Factura exenta de IVA (artículo 20. Uno. 9º - Ley 37/1992)".

¿He de aplicar el IRPF a la factura si doy cursos de idiomas?

El tema del IRPF lo podemos tratar como un subapartado, aunque no tenga nada que ver con el IVA. La retención del IRPF en tus facturas depende de si eres un profesional autónomo y emites la factura a otra empresa o profesional.

Más claro: si das clases de idiomas a particulares, no has de aplicar el IRPF. Pero si das clases en un centro de idiomas o parecido, y la factura la emites al centro, como éste es una empresa has de aplicar una retención del 15% sobre el importe neto.

En caso de que seas un nuevo autónomo, puedes aplicarle el 7% durante los tres primeros años.

¿Cómo rellenar una plantilla de factura para cursos de idiomas?

Si usas una plantilla de factura predefinida, ya sea de Word, Excel o un programa de facturación (si es de este último, mejor: más práctico), la cosa es tan fácil como ir rellenando los espacios en blanco y tener en cuenta los dos impuestos mencionados más arriba: el IVA (o, mejor dicho: su exención) y el IRPF en caso de que factures a al academia o escuela.

Por lo demás, toda plantilla de factura, para ser profesional, ha de tener la siguiente información:

  • Título (ha de aparecer el nombre "Factura") y número de la factura. Al establecer la serie numérica, recuerda que esta ha de ser correlativa y sin saltos.
  • Datos del emisor y receptor de la factura. Nombre o razón social; dirección; NIF o CIF.
  • Fecha de emisión y de vencimiento.
  • Condiciones de pago.
  • Descripción del servicio.
  • Precio del servicio.
  • IVA. Señalar que está exento y haciendo referencia a la ley del IVA, tal y como te he indicado más arriba.
  • IRPF. Solo en caso de que factures a la academia o escuela.
  • Importe final.

Como decía, si usas un modelo de factura de un programa de facturación, verás todos los campos indicados aquí, por lo que cumplimentar la factura apenas te llevará un par de minutos.

Escrito por Javier LópezJavier López, 28 Noviembre 2016 en Autónomos