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Personaliza la serie numérica de tus facturas en tu programa de facturación

¡Ya está aquí! La factura alfanumérica en Debitoor, programa de facturación, es posible. ¡Un hurra por nuestros programadores! Y por nuestros usuarios, que la llevaban pidiendo desde hace tiempo. A todos, gracias. A los primeros, por sus esfuerzos. A los segundos, por su paciencia.

Y ahora, al grano: ya puedes introducir series alfanuméricas en tus modelos de factura de Debitoor. Y esto se aplica también a presupuestos y albaranes.

La factura alfanumérica llega a Debitoor, tu programa de facturación

¿Qué queremos decir con factura alfanumérica en Debitoor?

La factura alfanumérica significa que puedes introducir letras y otros caracteres en la serie numérica de tus facturas, presupuestos y albaranes. Y como hablamos de serie numérica, hablamos también de secuencia correlativa, sin saltos ni repeticiones, en la serie de tus facturas con Debitoor.

Esto significa, además, que puedes separar las letras y los números con signos como la barra (/) y el guion (-) y mantener, con esos caracteres, la serie correlativa de tus facturas.

¿Qué números de factura deberías emplear?

Ahora que puedes establecer distintas series numéricas, vale la pena pararse a pensar qué serie numérica te conviene llevar en tu facturación para llevar una contabilidad ordenada. Y para no volver loco a tu asesor o gestoría.

Tu serie numérica, legalmente, ha de seguir un orden correlativo y dejar claro dónde empieza la primera factura.

En España, la Agencia Tributaria permite crear series numéricas distintas. Ahora bien, con límites. Hacienda solo permite tener series numéricas diferentes (o cambiar la serie) en los siguientes casos:

  • Para señalar el año fiscal y al cambiar de año.
  • Para operaciones de distinta naturaleza, esto es, para separar actividades diferentes.
  • Cuando cuentas con diferentes establecimientos para emitir una factura (por ejemplo, dos restaurantes o dos comercios que pertenecen al mismo negocio).
  • Para emitir facturas rectificativas o de abono.

Y no se permite en los siguientes casos:

  • Establecer series numéricas por clientes.
  • Establecer series numéricas por mes.

Para más información sobre lo que dice Hacienda, échale un vistazo al blogpost "La serie numérica en tu modelo de factura" que escribimos hace unas semanas.

Ejemplo de series numéricas que puedes usar con Debitoor

¿Cómo establecer una serie numérica coherente con tu negocio? Muchos usuarios nos habéis sugerido la inclusión de diferentes prefijos para indicar distintos servicios, la rectificación de una factura o distinguir el año fiscal.

Por ejemplo:

  • 2017/001 o 17/001
  • 17-P-001 (P de producto)
  • 17-R-001 (R de rectificativa)

El número de ceros se corresponde con el número de facturas que tienes previsto hacer durante el año.

También puedes distinguir tus presupuestos, albaranes y facturas:

  • 17-P-0001 (para presupuestos)
  • 17-A-0001 (para albaranes)
  • 17-F-0001 (para facturas de venta)

¿Cómo cambiar mi serie numérica cada año?

Es lo más fácil. Una vez has elegido la serie numérica, al empezar el nuevo año fiscal puedes cambiar la serie para que empieza por el "1":

18-0001

Al hacer la primera factura del año, solo has de introducir el número en el campo "Número de factura". Debitoor asignará el número correlativo a las siguientes facturas sin que tengas que alterar nada manualmente.

¿Cuándo debería actualizar la serie numérica de mis facturas?

Como decíamos, es importante que tu serie numérica sea correlativa, lo que significa que no haya saltos numéricos ni duplicaciones. Con Debitoor, evitar esto es fácil, pues el programa asigna automáticamente el siguiente número de factura disponible y nunca usa el mismo número dos veces.

Si ya has empezado a usar una única serie numérica, como la "17001" o el "1", te preguntarás cuándo cambiar a una nueva serie numérica para aprovechar las ventajas de la serie alfanumérica.

El mejor consejo es esperar a que termine el año fiscal, es decir, a que llegue el 1 de enero de 2018. Pero lo más importante ahora es asegurarte de que tu serie numérica no tiene vacíos ni repeticiones. Esto significa que si estás trabajando con el número de factura "052" y quieres cambiar tu serie numérica, asegúrate que esta, por ejemplo, sea la "17-FAC-053".