Tener un modelo de factura al alcance de la mano te hará siempre la vida más fácil como empresario. Esto que suena a una perogrullada (y lo es), deja de serlo cuando uno piensa en el tiempo que se ahorra y en los errores que deja de cometer si sigue las instrucciones que te muestro a continuación.
Una plantilla de factura contempla todos los requisitos normativos (datos tuyos y del cliente, descripción de los productos, tipos de IVA e IRPF, desglose de los importes, etc.) y eso, para una pequeña empresa para la que el tiempo es oro, siempre es de agradecer: te ahorras disgustos, en primer lugar, con tu gestoría o asesor. Y, en segundo lugar, con Hacienda.
¿Cuándo necesitas un modelo de factura?
No todo el mundo está obligado a hacer facturas. La Agencia Tributaria especifica en su normativa qué empresarios y profesionales (o autónomos) están obligados a emitir una factura:
- Cuando tu cliente sea un empresario o profesional.
- Cuando tu cliente te lo exija (siempre con un fin fiscal: por ejemplo, para pasarle la factura a su empresa).
- Cuando exportas bienes exentos de IVA (a no ser que se realicen en tiendas libres de impuestos).
- Para entregas de bienes intracomunitarios exentas de IVA.
- Cuando tu cliente sea la Administración pública.
Hecha esta aclaración, ya sabes si necesitas una plantilla de factura y, por tanto, conviene que sigas leyendo.
Por qué elegir el modelo de factura de un programa de facturación
Hay modelos de factura de Word y Excel que cumplen bien su cometido, siempre y cuando tu facturación sea limitadísima o puntual.
Ahora bien, si usas un programa de facturación, las ventajas son enormes:
- Tienes los diferentes tipos de IVA prefijados, así como la posibilidad de desactivarlo si tu servicio o producto está exento de IVA.
- Tienes la posibilidad de aplicar las retenciones de IRPF (si estás obligado a hacerlo).
- Dispones siempre de un espacio para hacer aclaraciones obligadas por ley: como que esta operación está exenta de IVA o una mención a la ley de protección de datos u otros términos y condiciones propios de tu empresa.
- Puedes diseñar tu factura y ganar en profesionalidad y destacar sobre tus competidores.
- Puedes ir guardando la información de tus productos y clientes a medida que haces la factura, y así no tienes que volver a introducir sus datos en las siguientes facturas.
- Llevas en todo momento un control de las facturas de tu empresa: las están pagadas, las impagadas y las vencidas.
- Puedes ofrecer diferentes modalidades de pago online a tus clientes: por PayPal o domiciliación bancaria.
Claro que siempre puedes complicarte la vida con Word y Excel, lo que a nivel de una pequeña empresa (ni a ningún otro nivel) no resulta lo más eficiente.
