¿Hacer facturas con Excel?

Puede que nos repitamos más que el ajo. Pero como decía Voltaire, el famoso y admirado filósofo de la Ilustración, "me repetiré hasta que me entiendan".

Pues eso: mientras siga habiendo autónomos y empresarios obcecados en hacer facturas con Excel, no nos quedará otra que seguir repitiendo que no, señores y señoras, que esa no es la solución.

En otros lugares ya hemos señalado las carencias de una plantilla de factura para Excel. Sin ir más lejos, en este blog, hace unas semanas (léete "¿Es una plantilla de factura de Excel la solución para un autónomo?").

Modelo de factura para Excel.

Entonces, para ponerte al día, resaltábamos las carencias principales de un modelo de factura de Excel. Por resumir las más importantes:

  • La serie numérica, que Excel no la automatiza pues, obviamente, cada hoja de Excel es un mundo (y un mundo muy complicado).
  • El cálculo del IVA, que te lo hace, sí, pero lo has de cambiar tú manualmente (y cuidado con el que te aparece por defecto, porque no es el IVA reglamentario en España).
  • El diseño o, mejor dicho, la falta de diseño, que resta profesionalidad y plante (importantísimos en esta era de la supremacía de la imagen) sobre tu cliente.

Y, por último, la falta de control de lo que facturas. Y ahí es lo que vamos.

¿Por qué hacer facturas con Excel no es la solución para tu facturación?

Aclararé una cosita, para no desmoralizar a los despistados que todavía hacen facturas con Excel: Excel está bien para solucionar un trabajillo puntual. Y si es tu caso, venga, está bien, te lo perdonamos.

Ahora bien, como la facturación no solo es hacer facturas, sino también gestionar gastos (facturas de proveedores, recibos, tickets, etc.) y tener un control de lo que facturas, usar Excel puede ser el camino más tortuoso para autónomos y empresarios, ya sean recién llegados o emprendedores con experiencia.

El principal problema con Excel es que:

  • No puedes llevar una facturación sistematizada y automatizada.
  • Es difícil llevar la facturación con orden y tenerla bajo control.
  • Una hoja de Excel no es, precisamente, lo más fácil e intuitivo que te puedas echar en las manos.

Sobre esto último me gusta contar una historia que leí hace tiempo en el blog The Baseline Scenario, de James Kwak, un prestigioso profesor de Economía de la Universidad de Connecticut. Kwak explicaba cómo el banco JP Morgan perdió millores por un error de copia y pega en Excel. Moraleja: no subestimes Excel.

La facturación con Excel, no obstante, no tiene que llevarte a esos límites (háztelo mirar más seriamente si lo vas a usar para la contabilidad), pero la moraleja de lo sucedido al JP Morgan no pierde validez: el hecho es que Excel es realmente un programa de cálculo complicado y el que te ofrezca plantillas de facturas no quiere decir que esa sea la mejor solución para tu facturación.

Hacer facturas co Excel Vs. Hacer facturas con un programa de facturación

Y aquí llegamos al meollo del asunto: ¿Por qué complicarse con un programa de cálculo complejo como Excel si tienes en el mercado decenas de programas de facturación que te pueden ayudar a hacer facturas como quien cose y canta (y con la misma alegría)?

Las comparaciones son odiosas. Y por lo normal, humillantes. Pero prueba con crear facturas con un programa de facturación como Debitoor. Y luego, si eso, hablamos.

¿Qué te aportará un programa de facturación como Debitoor que no lo hace Excel?

  • Facturas profesionales y atractivas, con todos los requistios legales y actualizados en todo momento.
  • Facturas diseñadas y personalizadas para darle un toque personal y corporativo y destacar sobre la competencia.
  • Control del estado de tus facturas: si están pagadas o vencidos, si tu cliente ha visto la factura, etc.
  • Control sistemático y centralizado de tu facturación en el sentido más amplio: gestión de gastos; listas de clientes, productos y proveedores; presupuestos y albaranes.
  • App para móviles para hacer facturas sobre la marcha.

Pues bien, después de esto, y de probarlo, ¿para qué insistir con Excel para hacer facturas?

Escrito por Javier LópezJavier López, 22 Noviembre 2016