Desde la confección de una plantilla de factura hasta la emisión y envío de la factura hay que seguir una serie de pasos de obligado cumplimiento.
Para evitar cometer errores y que el resultado final sea una pifia, desde el programa de facturación de Debitoor queremos mostrarte paso a paso de qué va este proceso de facturación.
1) Elige una plantilla de factura con todos los requisitos legales
No vale cualquier modelo de factura que uno pueda encontrar por internet. Hay que asegurarse de que dicho modelo cumple con todos los requisitos legales (contenidos obligatorios) y está al día de la normativa fiscal (tipo de IVA y retención de IRPF).
Los contenidos de una factura los puedes consultar en la definición de factura del Glosario de contabilidad.
Los tipos de IVA vigentes en España son el general (21%), el reducido (10%) y el superreducido (4%). Las retenciones a cuenta de IRPF son del 15% (los nuevos autónomos pueden aplicarse el 7% durante los tres primeros años).
2) Repasa toda la información al hacer la factura
Al hacer facturas, por mucho que la plantilla de factura cumpla con todos los requisitos, se pueden cometer erorres de contenido:
- Omitir datos del cliente (nombre o razón social, NIF o dirección).
- Omitir datos fiscales propios (más grave todavía).
- Escribir el nombre comercial en lugar de la razón social.
- Alterar el número de la factura de modo que no siga una serie correlativa.
- No desglosar el IVA o la retención del IRPF.
- Olvidar la fecha de vencimiento.
- Omitir o escribir erróneamente la fecha de emisión.
Por último, en determinadas circunstancias hay que añadir ciertos datos imprescindibles para la validez de la factura:
- Si se pertenece a un régimen especial (por ejemplo, agencias de viaje).
- Si la factura está exenta de IVA.
- Si se ha recibido un anticipo.
- Si se trata de una inversión del sujeto pasivo.
- Si es facturación por el destinatario.
3) Emite la factura dentro del plazo estipulado
La Agencia Tributaria señala el plazo de emisión de una factura, que varía según el cliente sea un particular o un autónomo o empresa.
En caso de particulares, la factura se debe emitir al momento de haber prestado el servicio o vendido el producto.
Si el cliente es un autónomo o empresa, el plazo límite es el día 16 del mes siguiente.
4) Cuándo enviar la factura
Al igual que con la emisión de facturas, la Agencia Tributaria también señala unos plazos legales para enviar una factura.
El criterio de referencia será la fecha de emisión: la factura se puede enviar como máximo un mes después de haberla emitido, siempre y cuando el cliente sea una empresa o un autónomo.
Cuando el cliente es un particular, se debe enviar al momento de haberla emitido.
Más información en: Cuándo y cómo emitir y enviar una factura.
5) El cobro de la factura
Aunque cobrar la factura no forma parte, estrictamente hablando, del proceso de facturación - confección, emisión y envío de la factura - merece la pena mencionarlo.
Hay que tener en cuenta que el cobro de una factura ni valida ni deja de validar la factura en sí. Dicho en otras palabras: si una factura está impagada, la factura no deja de tener validez fiscal y no por ello no se debe declarar.
Eso sí: si se ha ingresado el IVA de una factura impagada - solo están libres los que pertenecen al criterio de caja - la factura se puede rectificar para recuperarlo. Para ello hay que emitir una factura rectificativa.
Más información en: Cómo recuperar el IVA de una factura impagada.
