La prescripción de una factura impagada y cómo controlarla con un programa de facturación

Las deudas por facturas impagadas tienen fecha de prescripción. Esto quiere decir que, pasado un tiempo, si la factura no se ha cobrado, la deuda ya no se puede reclamar al cliente.

Para controlar que el tiempo no se nos pase - as times go by - hay herramientas de lo más eficaces, desde un calendario donde anotarse todas las fechas de vencimiento hasta un programa de facturación.

Sobre esto último - el software de facturación; lo del calendario mejor lo dejamos - nos referiremos más adelante. Primero, conviene hacer algunas aclaraciones con respecto a las deudas por facturas impagadas.

Evita la prescripción de la deuda de tus facturas con un programa de facturación como Debitoor

¿Cuándo prescribe la deuda de una factura impagada?

Hay diferentes plazos de prescripción de una deuda incobrada por factura. Según se trate de una relación entre empresas y profesionales, entre empresas y administración, etcétera., el plazo irá variando entre los tres y los cinco años.

Señalamos a continuación las más importantes:

  • Deuda entre empresas y/o profesionales: 5 años.
  • Deudas con la Administración pública: 4 años.
  • Deudas de abogados, procuradores, notarios, registradores o jueces por sus servicios: 3 años.
  • Deudas de alquiler de local: 5 años.
  • Deudas por suministros (agua, luz, teléfono, etc.): 5 años.
  • Deudas por un préstamo: 5 años.

¿A partir de cuándo empieza el plazo de precripción de una deuda por factura impagada?

Esta pregunta es pertinente. Bastante pertinente. Y es que el plazo de prescripción no arranca a partir de la fecha de emisión de una factura.

Para que la prescripción se haga efectiva, y el plazo se ponga en marcha, hay que tener en cuenta las siguientes condiciones:

  • La deuda no debe haber sido reclamada, ni judicialmente ni de ningún modo, por parte del acreedor o emisor de la factura.
  • El deudor - el cliente - no tiene que haber aceptado ni admitido la obligación de pagar la factura.

Una aclaración importante: la prescripción de una deuda no implica que el cliente no deba pagar la factura. Significa que el acreedor - el emisor de la factura - ya no tiene derecho a reclamarla.

¿Qué puede hacer un programa de facturación para que no prescriba la deuda por una factura impagada?

Si usas Debitoor para hacer facturas, observarás que el programa ordena las facturas por distintos estados: Proforma, visto, enviado, impagado, pagado.

Con el software de facturación de Debitoor podrás controlar las facturas impagadas y enviar recordatorios

Cuando vence la fecha de pago de la factura - la fecha de vencimiento -, el programa señala la fecha en rojo. Este es el momento de enviar un recordatorio, que hará como escrito justificativo de que la deuda ya se ha reclamado al cliente y no empiece a correr el plazo de prescripción.

Hay cuatro niveles de recordatorio, desde el más amable al más rotundo. Si superadas esas cuatro fases no se ha cobrado la factura, la siguiente opción, además de armarse de paciencia, es lo que se conoce como procedimiento monitorio por impago de facturas.

Se trata de un procedimiento más o menos rápido - dentro de los estándares de rapidez de la no muy veloz justicia española - por el que no deberás preocuparte por el plazo de prescripción de la deuda. Será un juez quien en última instancia tomará la decisión.

Otras alternativas que te ofrece un programa de facturación contra la prescripción por una factura impagada

El proceso monitorio, si bien es el más eficaz, se recomienda como última instancia. Es recomendable agotar antes otros medios no judiciales y más diplomáticos, si lo que interesa es que la relación comercial no sufra.

Ahora bien, si se trata de un cliente moroso por sistema con el que no se quiere tener más trato, sin contemplaciones: no hay relación comercial posible con alguien que acumula deudas sin visos de pagarlas algún día.

Otras alternativas que desde nuestro software recomendamos, si bien no para reclamar una deuda, sino para evitar que una factura quede impagada, es ofrecer el pago online de las facturas.

SumUp, PayPal o GoCardless son plataformas de pagos online cuya eficacia, según nuestras estadísticas, está más que probada: aquellos usuarios que ofrecen el pago online de la factura tardan menos en cobrarla.

Escrito por Javier LópezJavier López, 25 Septiembre 2018