A menudo recibimos consultas de nuestros usuarios sobre facturación. Y es que a pesar de usar un programa de facturación que te lo da todo - o casi todo - mascado, siempre concurren dudas que el software en sí no puede resolver. A continuación, un breve recopilatorio.
1. ¿Puedo usar una factura proforma como factura final?
Hay clientes que usan las facturas proforma como factura y esperan a que el cliente se la pague para convertirla en factura. Pues bien, esto no se puede hacer.
Por lo que la respuesta a la pregunta es un rotundo no. Una factura proforma no tiene ningún tipo de validez fiscal y contable. No sirve, pues, para facturar un bien o servicio.
En Debitoor entendemos el temor de muchos usuarios a que su cliente no les pague la factura. Y lo entendemos porque, hablando en plata, es una auténtica putada: la factura hay que declararla luego y adelantar el IVA. ¿Y quién me asegura que la cobraré?
Puede ocurrir que, en efecto, la factura quede incobrada. Lamentablemente, la morosidad es una lacra que sufren con mayor intensidad los más vulnerables entre los emprendedores, a saber, los autónomos.
Sin embargo, las normas son las normas y hay métodos que, si bien no aseguran al cien por cien el cobro de la factura, lo incentivan: hablamos desde el envío de recodatorios hasta el uso de plataformas de pago online.
2. ¿Se puede usar un presupuesto para cobrar un servicio o anticipo?
Es una variante del apartado anterior, pero con los presupuestos.
A veces hemos recibido sugerencias de usuarios para que los presupuestos también se puedan marcar como cobrados. Pues bien, es una sugerencia a la que no podemos atender.
La razón es muy sencilla: la ley no lo permite. Y aunque sea una práctica frecuente entre algunos autónomos no deja de ser una mala práctica. Y en Debitoor no podemos - ni queremos - comercializar un programa que no se ajuste a la normativa de facturación.
3. ¿Se puede cobrar un anticipo sin facturar?
Para cobrar un anticipo hay que hacer una factura. Una factura proforma no vale. Tampoco un presupuesto o un albarán. El único documento correcto es la factura.
La factura ha de ir con IVA, por cierto, y el anticipo hay que reflejarlo, después, en la factura final. En "Cómo se factura un anticipo en una plantilla de factura" te damos más detalles.
4. ¿Puedo crear series de factura por clientes?
También nos lo hemos encontrado. Usuarios que quieren crear series de factura por cliente. Pues bien, esto no es correcto.
Solo se pueden crear distintas series de factura en los siguientes supuestos:
- Cuando se lleva más de una actividad (es obligatorio, entonces, llevar una serie por actividad).
- Cuando tienes más de un establecimiento (una serie por establecimiento).
- Al empezar el nuevo año fiscal.
Por lo demás, ni se pueden crear series por cliente ni por meses (o trimestres) ni demás artefactos del ingenio emprendedor.
5. ¿Puedo hacer facturas sin estar dado de alta de autónomo?
A esto le hemos dedicado tiempo y espacio en otro lugar con elocuente título: "¿Se puede hacer facturas sin estar dado de alta de autónomo?".
Y es que hay una especie de consigna o afirmación que ronda el ambiente: si cobro por debajo del Salario Mínimo Interprofesional (SMI) no estoy obligado a darme de alta de autónomo en la Seguridad Social. Con hacerlo en Hacienda es suficiente.
Pues bien, esto no es así. O no bien bien así. Quien quiera recrearse en una argumentación extensa, nos remitimos al blogpost anteriormente señalado. Por el momento, hay que tener en cuenta que, según la Seguridad Social, si una persona lleva a cabo una actividad "habitual", con independencia de sus ingresos, debe darse de alta como autónomo.
Por tanto, la clave está en la "habitualidad" de la actividad, no en la cantidad que facture. Si se trata de una actividad esporádica, con darse de alta en Hacienda y declarar el IVA de la factura será suficiente.
Sobre este último tema hay debate y, sobre todo, inseguridad, por culpa de un legislador perezoso que no ha adaptado las distintas sentencias judiciales a la ley. En fin, nosotros, por ahora, lo dejamos aquí y que el sol salga por Antequera.
