Estar al otro lado de la pantalla me ha dado una visión de 360º sobre cómo mucha gente lleva su contabilidad. Sin embargo, más que nada, me ha dado una idea de cómo mucha gente debería llevarla.
Te dejo 5 consejos a seguir para que tu programa de contabilidad se convierta en tu aliado, no en un obstáculo con el que lidiar.
Mantén el orden en tu programa de contabilidad
Al final del día, todo se basa en ser ordenado. Si no quieres usar la conciliación bancaria automática, deberás marcar tus ingresos y gastos como pagados.
En Debitoor, muchas veces me encuentro con usuarios que lo van dejando para el último momento. Y al final se encuentran con decenas de facturas sin marcar como cobradas y que no saben si finalmente llegaron a cobrarse.
Cuando registras un gasto lo más probable es que éste ya se haya producido y por tanto pagado. Márcalo ahora y no lo dejes para mañana.
Evita operaciones complejas y cíñete a tu actividad
En facturación y contabilidad, menos es más. Si no eres un experto contable, te beneficia más llevar una contabilidad sencilla. Recuerda la creatividad es para el arte, no para los números.
A menudo, he tratado con gente que realiza operaciones que van más allá de sus conocimientos contables. Éstas a nivel comercial pueden funcionar muy bien, pero a nivel contable no.
Por ejemplo, tu cliente a veces también es tu proveedor. Claro, entonces a veces le descuentas de lo que debería pagarte lo que él te cobra. ¿Pero cómo vas a conciliar esos pagos?
Todos somos adultos y hoy día casi no existen las comisiones por transferencias. Deja que te pague lo que te tiene que pagar y tú dale el importe total de su factura.
Si no, puedes acabar con un lío en tus facturas monumental e incluso si eres un poco despistado, con más dinero del que te corresponde o menos. Quién sabe.
No experimentes con funciones en tu programa de contabilidad
Esto es muy común entre la gente de naturaleza curiosa: Investigar, activar funciones, desactivar otras o incluso clicar donde no deberían.
Un buen ejemplo es el criterio de caja. Éste es un régimen fiscal en el cual muy pocos se encuentran. Si no sabes lo que es, pregúntanos. No lo actives, cambiará los resultados de tu declaración de IVA.
Los números son como las caderas, no mienten. Y Hacienda es como la gripe, no perdona. Al cambiar información, puedes incurrir en un problemilla con la Agencia Tributaria.
En Debitoor estamos siempre para ayudarte e incluso si te equivocas haremos lo posible para que puedas corregirlo sin ningún perjuicio. Pero para evitar cualquier situación desagradable, mejor no actives algo si no sabes lo que es.
Ahorra tiempo, por ejemplo, convirtiendo presupuestos en facturas
Habrá a quién le guste, pero seamos sinceros, nadie se ha carcajeado al tener que hacer facturas o llevar la contabilidad. Por tanto, mejor vamos a hacerlo rápido e indoloro.
Te habrá pasado que has visto que cuando creas un presupuesto puedes convertirlo en factura. O incluso también desde un albarán. A la larga y sobre todo con facturas extensas, te ahorras horas de trabajo.
Lo mismo que si empiezas a usar la conciliación bancaria automática. Ya no tendrás que marcar los pagos y cobros uno a uno.
No te vuelvas loco contando una a una las facturas de un cliente, ve a ‘Contactos’ y haz clic en él. Podrás sacarte un extracto de cuenta o libro mayor de él.
Asimismo, si vienes de otro programa, importa tus proveedores, clientes y productos a Debitoor. No tendrás que volver a crearlos.
Lee los mensajes de tu programa de contabilidad
¿Debitoor no te deja editar una factura? Bueno, ¿pero has leído lo que pone en pantalla? Es que te has adelantado y ya has introducido un pago. Tendrás que eliminarlo.
La verdad sea dicha, y es que a veces todos necesitamos leer las cosas dos veces o que alguien nos lo explique nuevamente.
Lo cierto es que en Debitoor intentamos mantener un lenguaje claro y sin complicaciones, pero a veces no es suficiente. Mi consejo es que cuando aparezca una advertencia la leas y te asegures de que la entiendes.
Por ejemplo, si cuando marcas como pagada una factura no llegas al total, deberás prestar atención a ese mensaje que pregunta si la cantidad restante es un gasto, como por ejemplo una comisión.
Estar atento a toda la información que te damos te llevará a tener una mejor experiencia en con tu programa de contabilidad.
