Rigurosamente hablando, una plantilla de factura ha de contener información muy básica.
Se trata de los contenidos recogidos en la normativa de facturación que debe cumplir todo autónomo y empresario en España:
- El número de factura.
- Los datos del emisor y el cliente: nombre o razón social, dirección y CIF o NIF.
- Descripción de los productos o servicios (incluye el precio por unidad).
- La fecha de emisión y la fecha de operaciones (cuando esta no coincide con la primera).
- El tipo de IVA (y de IRPF, en caso de estar obligado a hacer retenciones).
- La cuota tributaria, que es la cantidad de impuestos (IVA e IRPF) que se aplica sobre la base imponible.
A esto que añadir el importe total y lo básico: que el documento se titula por su nombre ("Factura").
Aun así, es recomendable añadir otra información, que si bien no es obligatoria, hará de la factura un elemento más completo tanto para ti como tu cliente.
1. Otros datos del emisor en una plantilla de factura
Sorprende que para hacer facturas, la Agencia Tributaria se contente con los datos elementales del cliente y del emisor: nombre o razón social, dirección y NIF o CIF.
Eso no quiere decir que no se pueda añadir más información, especialmente por parte del emisor. Hablamos de un teléfono de contacto y de un email.
No obliga Hacienda, pero facilitará las cosas a tu cliente si quiere contactar contigo.
2. Condiciones de pago y fecha de vencimiento en una plantilla de factura
Esta es otra de las informaciones que conviene añadir en una factura, aunque la autoridad fiscal no lo mencione.
Se trata de aclarar a tu cliente las condiciones de pago, esto es, cuándo y en qué términos se debe pagar la factura: a 15 días, a 30 días, etc.
Además, conviene también indicar la fecha de vencimiento para aclarar dudas del tipo si el plazo cuenta a partir de la fecha de emisión o de recepción de la factura.
3. Método de pago en una plantilla de factura
¿Con tarjeta, en efectivo o por domiciliación bancaria? Son aspectos que, una vez más, por no ser obligatorios no significa que se deban omitir.
Se trata de señalar a tu cliente de qué forma puede pagarte. Y si usas un programa de facturación avanzado hasta le puedes ofrecer plataformas de pago online como PayPal o SumUp.
4. Mencionar la ley de Protección de Datos en una plantilla de factura
Indicar que cumples con la ley de protección de datos en tu modelo de factura resulta más que tranquilizador a tu cliente.
Infringir el cumplimiento de esa ley - no está de más recordar - conlleva infracciones de entre 900 y 600.000 euros.
5. La cortesía en una plantilla de factura
Al enviar una factura, siempre es de recibo una nota de agradecimiento a tu cliente. Esta puede ir tanto en el cuerpo de la factura como en el email desde que la envías, o en ambos.
Se trata, por lo demás, de personalizar lo que en sí no es más que un documento impersonal.
