Recibos y facturas en un programa de contabilidad: ¿qué diferencia hay?

En un programa de contabilidad, ¿qué diferencia hay entre hacer una factura y emitir un recibo?

Diferencia de un recibo y factura no solo emitidos por un programa de contabilidad

Empecemos por las definiciones: un recibo es una suerte de resguardo que el proveedor o vendedor entrega a su cliente en señal de que el producto o servicio han sido pagados.

Muchos trazan la diferencia en la finalidad y tiempo de cada uno: digamos que el recibo se envía antes que la factura y que la finalidad del primero es de simple justificante entre el vendedor y el cliente, lo que hasta cierto punto es verdad.

La validez de un recibo y una factura emitidos por un programa de contabilidad

Para evitar confusiones, en facturación y contabilidad se trabajan con ciertos documentos que tienen una función meramente comercial, pero no fiscal. Conviene tener clara esta diferencia.

Los recibos son una muestra de ello: sirven de justificante o comprobante entre el vendedor y el comprador. Expresan la justificación por escrito de que el pago para tal o cual servicio o producto se ha realizado.

No obstante, el recibo no tiene ninguna validez fiscal. Esto es, la compra no se habrá formalizado fiscalmente (o finalizado por completo) hasta que el vendedor no haya emitido la factura.

Puedo usar un presupuesto o un albarán como recibo de pago con un programa de contabilidad

En principio, un presupuesto y un albarán no están indicados para ser usados como recibo de pago. Y fiscalmente, además, tienen el mismo valor: ninguno.

Esto quiere decir que si ambas partes (comprador y vendedor) lo aceptan, ningún problema. Aquí paz y después gloria. Eso sí: conviene indicarlo en el documento (ya sea el presupuesto o albarán) de que este hace de justificante de pago de la mercancía.

Cómo emitir un recibo con Debitoor, programa de facturación y contabilidad

Con Debitoor es posible enviar recibos de pago. Ahora bien, se trata de recibos de pago por una factura. Lo que quiere decir que antes debe haberse emitido la correspondiente factura y haberla marcado como pagada.

Es, por así decirlo, el camino deseado desde el punto de vista de la facturación y fiscalidad.

Para más información, te recomendamos leer el blogpost "Envía recibos de pago a tus clientes".

Escrito por Javier LópezJavier López, 27 Septiembre 2017 en Fiscalidad e impuestos