Modelos de factura de Word: ¿la solución para un autónomo?

¿Eres autónomo y buscas hacer facturas con Word? Usar plantillas de factura de Word es la tendencia de muchos autónomos, especialmente cuando empiezan.

El buscador de Google es bastante elocuente: si uno teclea facturas para Word salen cientos de miles resultados, por lo que uno se puede aburrir o exasperarse toda una tarde buscando facturas para Word.

La lógica de esta elección parece ser clara: es gratis, está al abasto, estoy empezando y... ¡parece tan sencillo!

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¿Pero estás seguro que esa es la decisión correcta? ¿Seguro que quieres llevar tu facturación con Word y no con un programa de facturación online pensado para autónomos, como Debitoor?

Deja que te lo plantee de la siguiente manera, pregunta por pregunta, a lo Alejandro Sanz.

1. ¿Y quién me va a ordenar las facturas de Word?

Pongamos que tienes un programa de Word, actualizado, a la última. La suerte está echada y encontrada: porque hay plantillas de factura. Genial, ¿no? Bueno, al abrirla te darás cuenta de algunas carencias (el IVA, por ejemplo), pero para ir tirando está bien.

Ya has hecho la factura, ¿y luego? Luego la guardas en una carpeta de tu ordenador. La llamaremos "Facturas 2016" (sí, vale, no somos muy originales). Y factura que creas, factura que la guardas ahí.

Pues bien: ¿a eso le llamas orden? Ahora te contaré lo que es orden: lo que en Debitoor llamamos orden es crear una factura, disponer de una plantilla completa con todos los requisitos legales, enviarla por e-mail a tu cliente y almacenarla automáticamente en el programa según esté pagada, impagada o parcialmente pagada.

Y no tienes que preocuparte por la numeración de la factura, que es cabal a nivel contable y fiscal.

Porque has de llevar una serie numérica ordenada, correlativa, sin saltos, y con un programa de facturación todo esto ocurre automáticamente, sin que te tengas que molestar ni consultar la carpetita "Facturas 2016" de Word.

2. ¿Y quién me dice que un modelo de factura de Word es profesional?

Que estés dado de alta como profesional autónomo no quiere decir que la factura de Word que envías sea profesional. Es legal y todo lo que tú quieras, pero carece de ese punto de profesionalidad que Word no te dará.

Me refiero, claro, a la importancia del diseño y de que tu factura refleje tu marca. Por ejemplo, una factura con el logotipo de tu negocio, con los colores acordes con tu marca, una imagen en el encabezado que llame la atención sobre la competencia, etc. (échale un vistazo a nuestro blogpost 5 razones para tener un buen diseño de factura).

Y eso, querido autónomo (o querida autónoma), con Word no lo conseguirás. Pero con un programa de facturación como Debitoor, sí.

3. ¿Y quién actualizará el IVA y el IRPF de mis modelos de factura de Word?

Quizá a estas altura no te habrás dignado a abrir un documento de Word llamado "factura" o "factura de negocios" o "factura atemporal". Te animo a hacerlo y que busques, por ejemplo, la casilla del IVA y la del IRPF. ¿La has encontrado?

Obviamente no, porque no está. Ahora has de hacer el esfuerzo de crear esa factura, consultar por internet otro modelo de factura más completo, calcular el IVA del importe, etc. Qué coñazo.

Esto, además de ser una pérdida de tiempo, te revela un dato muy importante: Word no está al día de la normativa de facturación. Sus plantillas pueden ser muy útiles (en otro sentido), pero no resultan la mejor solución para temas fiscales.

Y ni qué decir de los cálculos, que los has de hacer manual.

¿Y por qué no elegir un programa de facturación, que contempla todos esos aspectos y te los actualiza automáticamente?

4. ¿Y quién me librará de un modelo de factura de Word?

Planteada así, la respuesta es fácil: un programa de facturación online. Porque se trata de eso, de "librarse", es decir, de "liberarse" de la servidumbre que supone para cualquier autónomo hacer facturas con Word.

Aparentemente, parece la solución más fácil. Y puede que lo sea si se trata de un caso puntual. Pero si de lo que se trata es de apostar por un negocio con perspectivas de futuro, en el que creas de verdad, Word no es el mejor acompañante.

¿Y quién quiere tener la facturación partía?

Escrito por Javier LópezJavier López, 18 Octubre 2016 en Autónomos