Parafraseando el verso bíblico, primero fue el modelo de factura y luego el recordatorio.
Y, en efecto, por lógica tiene que seguir ese orden (sin necesidad de apelaciones bíblicas): primero se hace la factura y luego más tarde, en caso de impago, se envía un recordatorio.
¿Cuándo enviar un recordatorio?
El recordatorio está falto de predicamento en nuestro país. No hay costumbre, por lo general, por motivos que no vamos a entrar aquí. El hecho es que son muy pocos los que lo contemplan como una parte de la facturación (ya no decimos, ni siquiera, como una parte importante).
Está claro que esto de enviar un recordatorio es un tema sensible, cuando se mira desde un punto de vista comercial y no estrictamente contable: y es que a nadie le sienta bien que le recuerden que tiene una factura sin pagar.
Lógicamente, el recordatorio se envía cuando una factura ha vencido y el cliente no ha pagado. ¿Pero cuándo exactamente hay que enviarlo, justo al momento de que venza la factura? O... ¿Y si conviene, sencillamente, no enviarlo?
No hay una explicación precisa para la primera pregunta (la del cuándo), pues intervienen factores que no hay que menospreciar:
- El tipo de relación con el cliente.
- La liquidez de tu negocio.
- La liquidez de tu cliente.
- El contexto de negocio y socioeconómico (es decir, particularidades del sector o si hay una crisis económica general).
Estos factores también determinan la segunda pregunta: la de si conviene enviar un recordatorio a un cliente cuando éste no ha pagado una factura.
Y aquí no hay una respuesta clara y definitiva, pues en España la morosidad está a la orden del día (desafortunadamente) y eres tú, en base a los factores citados más arriba, quien debe decidir no sólo si conviene enviar un recordatorio, sino también cómo enviarlo.
¿Cómo enviar un recordatorio?
Pongamos que has salvado el primer escollo y vas a enviar el recordatorio. Pues bien, en este caso, te proponemos establecer niveles de recordatorio.
Es así como lo hemos pensado en Debitoor, nuestro programa de facturación, donde puedes enviar hasta cuatro recordatorios e incluso añadir intereses de demora (aunque esto último no es necesario y puede que no sea recomendable para mantener una relación comercial saludable).
Un aspecto muy importante del recordatorio es el mensaje y el tono. Las formas son importantes y no es lo mismo escribirle de entrada a un cliente con tono gruñón o antipático que hacerlo con un mensaje cordial o, incluso, cercano (esto ya depende del tipo de relación con el cliente).
Está claro que la primera fase del recordatorio (es decir, el primer recordatorio) ha de partir de la siguiente premisa: la buena fe del cliente.
Porque puede que haya razones tan triviales como un olvido, un problema en la transferencia bancaria o vete tú a saber por las que no ha podido pagar todavía la factura (excluimos en esta categoría, claro está, al clásico cliente de morosidad olímpica, que siempre tarda en pagar).
Cuatro recordatorios escalonados en una fase de cuatro o seis semanas pueden ser más que suficientes para descartar la buena fe inicial del cliente.
Es entonces cuando habría que pronunciar palabras mayores. Y para eso, te recomiendo leer nuestro artículo "Procedimientos por impago de facturas".
