Nos ocurre a menudo: hay usuarios que nos llaman o escriben porque no saben cómo quitar la fecha de vencimiento de la plantilla de factura en Debitoor.
Algunos lo piden porque se trata de facturas pagadas al condado. Pero otros lo hacen porque no les gusta; no les parece estético o - peor - inútil.
Pues bien: se trata de un craso error.
Ya he escrito varias veces en este blog - y en otros lugares para Debitoor - que la factura es un documento importantísimo para una empresa y autónomo.
Una facturación ineficiente, con errores e imprecisiones tiene un corolario negativo para tus cuentas: así solo consigues que se retrasen los cobros.
La importancia de la fecha de vencimiento en la plantilla de factura
¿Por qué es importante fijar una fecha de vencimiento en la plantilla de factura? Exceptuando las facturas que se pagan al condado, fijar una fecha de vencimiento en tus facturas es la forma más genuina para hacer que tus clientes te paguen si no antes, al menos sin retraso.
Por lo que no solo basta con señalar las condiciones de pago (a 30 días, a 60 días, etc.), sino que es imprescindible dejar claro - y claro quiere decir inequívoco, sin ambigüedades - la fecha exacta en que la factura vence.
Cómo fijar la fecha de vencimiento en la plantilla de factura
Aunque parezca sencillo, fijar la fecha de vencimiento no quiere decir sencillamente hacer una suma. Es decir, si hoy emito una factura con fecha del 8 de noviembre de 2016 con unas condiciones de pago a 30 días, no me basta con señalar el 8 de diciembre de 2016.
Te habrás dado cuenta ya de por qué: ¡El 8 de diciembre es festivo en España! Eso quiere decir un día más de prórroga a tu cliente. Y si este es una empresa y el encargado de hacer los pagos de las facturas se ha cogido un puente de padre y muy señor mío, la cosa se puede retrasar hasta el lunes, 12 de diciembre.
Así que a continuación te muestro unos criterios razonables para fijar una fecha de vencimiento eficaz para cobrar antes y qué otros aspectos has de tener en cuenta:
- Evita la ambigüedad en las condiciones de pago. Es muy común usar expresiones del tipo “tantos días vista”, “primer día hábil”, “fin de mes” y un largo etcétera que se caracteriza por su falta de precisión. ¿La expresión más clara? Aquí va una posibilidad: pago a 30 días de fecha de emisión de la factura.
- Marca la fecha de vencimiento al completo. Marca el día, el mes y el año. No cometas la imprudencia de poner solo el mes, porque será la excusa perfecta para tomarse, parafraseando el dicho popular, el mes entero.
- La fecha de emisión. Evita que esta caiga en lunes si el plazo es de 90 días; en miércoles si el plazo es de 60 días; y en viernes si el plazo es de 30 días. ¿Por qué? Porque la fecha de vencimiento caerá siempre en domingo y eso significará un día de retraso.
- Ten cuidado con los clientes que pagan en fechas fijas. Es una técnica que usan muchas empresas para alargar la fecha de pago. A veces es inevitable lidiar con estos clientes, pues suelen ser peces grandes con los que cuesta negociar (y además son, según los informes que publica la asociación de autónomos de España (ATA), los que más tardan en pagar a los autónomos).
- Facturas con fecha de vencimiento en diciembre. Hay empresas que dejan de pagar facturas a partir del 15 de diciembre. Porque se acerca el fin del año fiscal, las Navidades y porque sí, porque yo lo valgo.
- Facturas en verano. Luego están las empresas que en agosto, con el tema de las vacaciones, no pagan las facturas (aunque sigan emitiendo órdenes de compras). Una mala costumbre cada vez más extendida en nuestro país.
- Facturas que vencen en febrero. Cuidado con fórmulas del tipo "pago a proveedores el día 30", porque si cae en febrero será la excusa perfecta para retrasar el pago un mes entero.
Estos criterios son una síntesis del imprescindible artículo del profesor de la EAE Business School de Barcelona, Pere J. Brachfield, "La importancia de saber facturar correctamente para COBRAR ANTES". Y que estaría bien que leyeras para ampliar la información.
¿Cómo fijar la fecha de vencimiento en las plantillas de factura de Debitoor?
En Debitoor, nuestro programa de facturación, tenemos un espacio reservado para señalar las condiciones de pago y la fecha de vencimiento.
Las condiciones de pago las puedes definir manualmente. Usa luego el apartado "Notas" para aclararlas.
La fecha de vencimiento ha de ir completa. Márcala teniendo en cuenta los criterios que te he expuesto más arriba.
Y recuerda: se trata de cobrar antes, sin los retrasos (mal)acostumbrados de muchos clientes en España.
No es la panacea ni la solución definitiva a la morosidad (¡ojalá fuera tan sencillo!). Pero algo es algo.
P. D.: ¿Quieres más consejos sobre cómo hacer que tus clientes te paguen antes? Lee entonces nuestro blogpost "¿Quién es el cliente más moroso de los autónomos y dónde vive?".
