La facturación y la importancia de hacer listas de clientes, proveedores y productos

Hubo un tiempo en que en internet se puso de moda hacer listas. Muchas páginas web se hicieron famosas y lograron un tráfico de lectores espectacular gracias a títulos como: "Las 10 mejores canciones de todos los tiempos", "Las 10 mejores series de televisión de los noventa", "Las 50 mejores películas del siglo XX que no debes perderte", etc.

La fiebre de las listas no ha terminado todavía y es probable que nunca termine. Como recordaba el semiólogo italiano Umberto Eco en El vértigo de las listas, lo de hacer listas se remonta a los orígenes de la humanidad.

Sin ir más lejos - o, mejor dicho, yéndonos muy lejos -, las primeras listas de las que tenemos noticia se encuentran en La Ilíada de Homero, el canto clásico que narra la famosa Guerra de Troya, y que data (el canto) del siglo VIII a. C.

¿Y todo este rollo qué tiene que ver con la facturación? Pues en lo siguiente: que si la humanidad se ha puesto a hacer listas desde tiempos de Homero no ha sido por mero pasatiempo o aburrimiento. Sino que, como indica Umberto Eco, por la necesidad de ordenar nuestro mundo.

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Y es aquí donde vamos ahora y lo que explica la importancia de hacer listas en tu facturación: poner orden. Y poner orden te ayudará a hacer facturas de un modo más rápido y automatizado; sin perder tiempo.

¿Y qué listas nos ayudarán a poner orden a nuestra facturación? En Debitoor te proponemos tres:

  • Lista de clientes.
  • Lista de productos.
  • Lista de proveedores.

Y para que estas listas surtan un mejor efecto en tu facturación, nuestra última recomendación es hacerlas en un programa de facturación.

1. Crea una lista de clientes para tu facturación

Antes de ponerte a hacer facturas como un poseso (¡ojalá fuera así!), te animamos a crear e introducir tu lista de clientes. El tamaño de la lista depende, obviamente, del estado de desarrollo en el que se encuentre tu negocio.

Como la idea de crear una lista de clientes es facilitarte y automatizar la facturación, ten en cuenta que en la lista aparezcan los siguientes datos de tus clientes:

  • Nombre o razón social.
  • Dirección y otros datos de contacto (teléfono, e-mail).
  • CIF/ NIF.

Y para hacerlo más completo - y si usas Debitoor lo tendrás más completo -, te recomendamos asignarle un número al cliente (qué sería una lista sin números) y las condiciones de pago.

La ficha sería así:

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2. Crea una lista de productos para tu facturación

¿Qué sería una factura sin lo más esencial de tu negocio? Al fin y al cabo, una factura es un documento que indica una transacción comercial, por lo que tener una lista de tus productos o servicios a punto es imprescindible. Es una perogrullada, lo sé, pero de vez en cuando conviene recordar lo obvio:

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La imagen lo dice todo (por cierto, espero que no haya menores leyendo este post). Ahí tienes los datos que deberían aparecer en una lista de productos bien hecha:

  • Nombre y descripción del producto o servicio.
  • Precio neto (sin IVA).
  • IVA a aplicar (21%; 10%; 4% para España);
  • Precio bruto (con IVA).
  • Unidad. Esto depende de la naturaleza del producto o servicio: litros, kilogramos, toneladas, palabras, etc.
  • Precio de coste.
  • Número de producto.

3. Crea una lista de proveedores para tu facturación

Como facturar no sólo es ingresar, sino también gastar o invertir, no hay gasto que no esté relacionado con un proveedor. De ahí la importancia de tener una lista de proveedores que, al menos, contenga la siguiente información:

  • Nombre o razó social.
  • CIF o NIF.
  • Dirección y demás datos de contacto (teléfono, e-mail).
  • Número de proveedor.

O por verlo gráficamente desde Debitoor:

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Crea listas e impórtalas a Debitoor

La ventaja de usar un programa de facturación como Debitoor es que además de crear listas de clientes, productos y proveedores, también las puedes importar (lee nuestro blogpost "Grandes mejores: importa tu lista de clientes, proveedores y productos").

Al entrar en la sección correspondiente (en "Contactos" para clientes y proveedores y en "Productos") verás la opción "Importar". Vaya el siguiente ejemplo para importar tu lista de clientes:

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Y aquí un vídeo didáctio de Debitoor:

Escrito por Javier LópezJavier López, 31 Octubre 2016 en Autónomos