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Facturar gastos reembolsables

Damos por sentado que sabes qué es un gasto reembolsable. No obstante, y para evitar confusiones, empezaremos con una pequeña aclaración.

Los gastos reembolsables son aquellos que un autónomo o empresa tiene al realizar su actividad y que luego factura a su cliente como parte del servicio.

Por ejemplo, los materiales empleados para una reparación son un gasto reembolsable. Los gastos de viaje para realizar un servicio pueden ser gastos reembolsables.

Los gastos reembolsables forman parte de la actividad de un autónomo o empresa

Los gastos reembolsables en una factura

Ahora toca hacer la factura y en ella queremos reflejar el gasto reembolsable. ¿Cómo lo hacemos?

Pues bien, te lo mostraremos primero con esta imagen de una plantilla de factura generada con el programa de facturación de Debitoor.

Un gasto reembolsable en una factura hecha con el programa de facturación de Debitoor

¿Qué es necesario saber? Si te fijas en la imagen, observarás lo siguiente:

  • El gasto reembolsable se factura como un concepto más.
  • Al gasto reembolsable se le aplica el IVA como a cualquier otro concepto (y también la retención de IRPF, si procede).
  • El IVA que se aplica es el del servicio que prestas (en el ejemplo, el 21%), con independencia del tipo de IVA que se te haya aplicado al adquirir el gasto.
  • El gasto reembolsable modifica la base imponible como cualquier otro concepto.

Recuerda que la base imponible, por decirlo de una manera tosca pero eficaz, es el importe antes de impuestos.

Suplidos y gastos reembolsables

Al hilo de esto último - que el gasto reembolsable modifica la base imponible - podemos entender mejor la diferencia entre un suplido y un gasto reembolsable cuando toca facturar uno u otro.

A diferencia del gasto reembolsable, el suplido se factura después del importe final del servicio. Lo que implica:

  • Que no se le aplica el IVA ni las retenciones.
  • No modifica la base imponible.

Es decir, el gasto suplido se suma al importe final de la factura, tal cual, sin añadir IVA ni ningún otro impuesto. Esto quiere decir que no se factura como un concepto más, como en el caso del gasto reembolsable.