Glosario de contabilidad

Gasto reembolsable - ¿Qué es un gasto reembolsable?

Es un gasto a nombre del proveedor pero que corre a cuenta del cliente. Debe facturarse con IVA y, si procede, con retención.

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Determinados autónomos o empresarios facturan algunos gastos derivados de su actividad a su cliente. Dichos gastos, cuando van a nombre del proveedor, reciben el nombre de gasto reembolsable.

Diferencias entre gastos reembolsables y gastos suplidos

No debe confundirse un gasto reembolsable con un gasto suplido. Este último es un gasto de distinta naturaleza y que se diferencia del gasto reembolsable en que va a nombre del cliente, no del proveedor.

Un ejemplo de gasto reembolsable serían gastos de luz e internet de un autónomo que reembolsa a su cliente. Un gasto suplido sería, por ejemplo, los gastos de notaría que una gestoría abona por anticipado para su cliente.

En el primero, los gastos van a nombre del proveedor; en el segundo, a nombre del cliente.

Esta diferencia también afecta a la facturación de los gastos reembolsables y de los gastos suplidos.

Cómo hacer facturas con gastos reembolsables

Para hacer facturas con gastos reembolsables, solo hay que tener en cuenta que el gasto se debe facturar como un concepto más: con IVA y, si es el caso, con retención.

Por ejemplo, un gasto reembolsable en concepto de internet de 30 euros más IVA del 21% deberá facturarse tal cual en la factura: desglosado como el resto de conceptos señalando el tipo impositivo.

El desglose quedaría así, tomando como muestra una factura emitida con el programa de facturación de Debitoor:

Una factura con gasto reembolsable elaborada por el programa de facturación de Debitoor

Se trata, por tanto, de una diferencia sustancial con el gasto suplido: este último se debe facturar sin IVA ni retención y tampoco puede modificar la base imponible de la factura.

El gasto reembolsable, en cambio, se trataría como un concepto más y sí modificaría la base del impuesto.