Buscar plantillas de factura profesionales y fáciles de rellenar es una de las primeras tareas de todo autónomo que empieza.
Para cobrar sus servicios deben hacer facturas y esas facturas o, mejor dicho, los impuestos (IVA y/o retención de IRPF) que se cobran, han de declararse a Hacienda.
Ya sea por eso de ahorrar costes iniciales, bisoñez o lo que sea, muchos autónomos inventan distintas maneras para hacer frente a sus obligaciones de facturación: plantillas de factura de Word, modelos de factura de Excel, Paint (sí, Paint), etc. Y así hasta dar con la tecla, que preferimos revelarte al final.
Plantillas de factura de Word
Son de las más económicas y las que están más al abasto. Los modelos de factura de Word o programas sucedáneos son la primera opción de los autónomos.
Hay innumerables plantillas que se pueden encontrar fácilmente en cualquier buscador y hasta el mismo Word ofrece plantillas. Para salir al paso son fenomenales, pero, como veremos al comentar las plantillas de factura para Excel, Word tiene sus desventajas:
- Hay que calcular los importes aparte, así como el IVA.
- Puede que los datos de IVA no estén actualizados (algunos modelos que se pueden descargar todavía presentan el IVA general del 18%... ¡siete años sin actualizar!).
- La numeración también se asigna manualmente, por lo que hay que estar siempre pendiente de cuál fue el número de factura anterior.
- Es difícil llevar un seguimiento del cobro o, simplemente, saber si la factura se ha pagado.
- Hay que ser muy bien organizado para no perderla o guardarla en el lugar - ordenador, etc. - equivocado.
Plantillas de factura de Excel
Excel es más sofisticado que Word, por lo que todo lo relativo a los cálculos - suma de importes, IVA, etc. - es más fácil de automatizar.
De ahí que los autónomos menos temerosos ante esta hoja de cálculo prefieran sus plantillas de factura a las de Word, aunque estas últimas permitan más posibilidades de diseño.
No obstante, mantiene algunas de las desventajas de las plantillas de factura de Word:
- La serie numérica no se puede automatizar.
- Es difícil llevar un control del cobro de la factura.
- Hay que organizarse bien para que la factura no se pierda en algún lugar del correo electrónico o en la carpeta equivocada del ordenador equivocado.
Las plantillas de factura de un programa de facturación
Más allá de las plantillas de factura de Word y Excel existe vida, aunque muchos autónomos, de entrada, se conformen con lo que primero les sirva al mejor precio.
Los programas de facturación son la alernativa ideal a todos aquellos autónomos - y empresas - que están obligados a facturar, ya que no sólo no presentan ninguna de las desventajas de Word y Excel, sino que además tiene innumerables ventajas:
- Las plantillas de factura responden a todos los requisitos legales estipulados en la normativa de facturación.
- Los modelos de factura son personalizables, por lo que se pueden diseñar de modo que reflejen la marca comercial.
- La serie numérica se automatiza de manera que, al hacer una nueva factura, esta contenga el número correlativo.
- Todos los cálculos de importes, IVA, etc., también están automatizados.
- Los tipos de IVA vigentes están al día.
- Se puede llevar el control de cobro de la factura: cuándo está pagada, cuándo ha vencido, etc.
- Toda la información de facturación se almacena en una misma cuenta y se puede reutilizar para conocer todo lo facturado en un año y otras tareas de contabilidad.
Además, los programas de facturación pueden incorporar módulos adicionales como el registro y contabilización de gastos, la conciliación bancaria así como un listado de clientes, proveedores y productos.
