Diferencia entre albarán y factura

¿Se puede usar un albarán en lugar de una factura? ¿Qué diferencias hay entre un albarán y una factura?

Aunque a algunos les pueda parecer una distinción clara, la práctica de algunos de autónomos o empresas a veces lo desmiente: en efecto, hay gente que suele usar un albarán en lugar de una factura para cobrar determinados servicios. ¿Y se puede hacer?

Un albarán y una factura tienen distinta función

Qué es un albarán y qué es una factura

"Señores, ¡defínanse!", dicen que dijo Largo Caballero en un Consejo de Ministros. Pues bien, empecemos por las definiciones:

  • Un albarán es un documento mercantil que sirve para justificar la entrega de un bien o servicio.
  • Una factura es un documento mercantil que acredita la compraventa de un bien o servicio.

Así expuesto, está claro que no se debe confundir lo uno con lo otro. Por lo que, en efecto, no se puede usar el albarán en lugar de una factura (y viceversa). ¿Pero por qué?

¿En que se diferencian un albarán y una factura?

Aparte de que el albarán está pensado para justificar la entrega de un pedido y la factura para acreditar la compraventa, hay un elemento que es el que realmente marca la diferencia. Enfaticémoslo:

La factura es el único documento que tiene validez fiscal y contable. 

¿Qué consecuencias tiene esto?

  • Que la Agencia Tributaria nunca dará por válido un albarán como justificante de una transacción.
  • Que el albarán no te servirá tampoco a efectos de IVA deducible en las compras a tus proveedores (solo sirve la factura).

Planteado así, uno se pregunta: ¿para qué sirve un albarán entonces? ¿Sólo para justificar la entrega de un bien o servicio?

Albarán: ¿para qué sirve?

Además de lo ya dicho, el albarán tiene otras funciones:

  • Sirve como justificante de la entrega, tanto para el vendedor como para el comprador.
  • Para el comprador, el albarán es el documento idóneo para reclamar en caso de defectos en la entrega.
  • Para el vendedor, sirve como prueba, una vez se ha firmado el albarán, de que el pedido se ha entregado sin problemas.

¿Sirve un albarán sin factura?

Si es a efectos fiscales o contables, como hemos dicho ya, el albarán es prescindible. Ahora bien, sobre su relación con una factura y si el albarán sirve para algo sin la factura, la respuesta puede ser afirmativa: sí, sirve para algo.

Entre otras cosas, para reclamar al proveedor si la mercancía entregada es defectuosa o, sencillamente, no responde a lo pedido. Y para ello no hace falta la factura.

Escrito por Javier LópezJavier López, 12 Abril 2019 en Autónomos