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Cómo saber si tu programa de facturación cumple con la normativa

Lo cierto es que al contrario que en muchos países vecinos, en España no existe una norma que legisle sobre el uso de los programas de facturación. Sin embargo, a la hora de emitir factura debes contemplar una serie de reglas que regulan cómo debes hacerlo.

Esto es lo que se conoce como la normativa de facturación. Son estas reglas las que debes tener en cuenta a la hora de evaluar un software de facturación.

Archivadores apilados que recogen la normativa que los programas de facturación deben seguir

Qué debe tener tu programa de facturación para cumplir con la normativa de facturación

Para asegurarse de que la herramienta que usas para hacer facturas cumpla con dichas reglas tendrás que evaluar dos aspectos fundamentales: el contenido del modelo de factura y la facturación en casos especiales.

La normativa sobre el contenido de un modelo de factura

Se trata de una obligación a nivel de contenido más que a nivel estructural. Es decir, no importa el orden, siempre y cuando los siguientes elementos se incluyan en la factura:

  • Título “Factura”: El documento debe estar titulado sin dejar lugar a dudas de que se trata de una factura.
  • Número de factura: Debe seguir un orden correlativo, es decir sin saltos entre todas las facturas emitidas, y sirve para identificar la factura.
  • Fecha de factura: Contendrá la fecha en la que se emite la factura y desde la cuál tiene validez fiscal.
  • Datos del emisor: Es decir el nombre del autónomo o la razón social de la sociedad, el NIF o CIF y la dirección o domicilio fiscal y/o social.
  • Descripción de la venta: Tu programa de facturación debe incluir una descripción que detalle el producto o servicio, así como también a su precio por unidad antes de impuestos.
  • El tipo impositivo: Contará con el porcentaje de IVA o IGIC a aplicar y, si es necesaria, la retención de IRPF.
  • El resultado después de impuestos: Se conoce como cuota tributaria y es la consecuencia de sumar los impuestos a la base imponible.
  • El total de la factura: La normativa obliga a incluir el importe final a pagar.

La normativa sobre la facturación en casos especiales

Puede darse la situación en la que tengas que facturar a clientes que tengan un régimen especial y, por tanto, tu programa de facturación debe permitirte realizar estos cambios. Es el caso de:

  • Operaciones intracomunitarias (es decir, dentro del territorio de la UE) o de exportaciones.
  • Facturas exentas de IVA: Deberás incluir una mención a ley por la que tu factura se considera exenta del impuesto.
  • La creación y emisión de la factura por parte del cliente: Es lo que se conoce como facturación por el destinatario e implica que es el empresario proveedor el responsable de realizar la factura en nombre del cliente.
  • La inversión del sujeto pasivo: Conlleva que las obligaciones tributarias, es decir el la declaración y pago del IVA, corresponden al destinatario.
  • Regímenes especiales: Existen ciertos regímenes que necesitan de una explicación en la factura, como el de las agencias de viaje y el de bienes usados.

La normativa en otros países puede ser más estricta con tu programa de facturación

Los casos anteriormente vistos son muy similares al de las normativas de facturación en otros países. Sin embargo, hay algunos que plantean requisitos más específicos.

Es el caso, de Francia, que obliga a aquellos empresarios sujetos a IVA, a usar un programa de facturación certificado. Por ejemplo, en nuestra edición francesa de Debitoor cumple con esta regulación que se conoce como en francés como la loi anti-fraude TVA (ley anti fraude de IVA).

Un caso similar es el del Reino Unido, y en el que Debitoor está cubierto, con su normativa Making Tax Digital (MTD). Esta obliga a aquellas empresas sujetas a IVA y que tengan un volumen de ventas superior a 85.000 libras para abril de 2019 - que bajará a 10.000 libras en abril de 2020 – a usar un software de facturación aprobado por HMRC, es decir, la agencia tributaria del Reino Unido, para la autoliquidación del IVA.